Contactos del Proveedor

Gestiona la información de contacto, comunicación y notificaciones automáticas

La gestión efectiva de contactos es esencial para mantener una comunicación fluida con tus proveedores. Aquí puedes registrar personas de contacto, configurar notificaciones automáticas y gestionar la información de comunicación.

Mantener contactos actualizados asegura que las notificaciones de órdenes de compra lleguen a las personas correctas y mejora la eficiencia en la comunicación.

Permisos requeridos

Ver proveedores: Para consultar los contactos existentes
Editar proveedores: Para crear, modificar y eliminar contactos

Acceder a los contactos

1. Selecciona un proveedor

Desde la lista de proveedores, haz clic en el proveedor cuyos contactos deseas gestionar.

2. Navega a la pestaña "Contactos"

En la vista del proveedor, selecciona la pestaña "Contactos" para ver la lista completa.

3. Explora la información

Verás una tabla con todos los contactos registrados, incluyendo nombre, email, teléfono, cargo y estado de notificaciones.

Información básica del contacto

1. Inicia la creación

En la pestaña de contactos, haz clic en "Nuevo Contacto".

2. Completa la información obligatoria

Nombre: Nombre completo de la persona de contacto
Email o teléfono: Al menos uno de estos campos es obligatorio

3. Agrega información adicional (opcional)

Teléfono: Número de contacto directo
Cargo: Posición o responsabilidad en la empresa
Notificaciones por email: Si recibirá notificaciones automáticas

4. Configura notificaciones

Recibir notificaciones: Marca esta opción si el contacto debe recibir emails sobre órdenes de compra
Validación automática: El sistema verifica que el dominio del email sea válido

5. Guarda el contacto

Confirma la creación. El contacto estará disponible inmediatamente para comunicación.

El sistema valida automáticamente que el dominio del email tenga registros MX válidos para asegurar que pueda recibir correos.

Verificación automática de dominios

El sistema realiza varias validaciones para asegurar la calidad de los emails:

Formato válido: Verifica que el email tenga estructura correcta
Registros MX: Confirma que el dominio puede recibir emails
Lista de rebote: Verifica que el email no haya tenido problemas de entrega previos

Estados de email

Indicador verde con check:

El email ha pasado todas las validaciones
Puede recibir notificaciones sin problemas
El dominio tiene configuración correcta de email

Acción: Email listo para usar en notificaciones automáticas.

Indicador amarillo con advertencia:

El email ha tenido problemas de entrega
Está en la lista de emails rebotados
No recibirá notificaciones automáticas

Acción: Verificar con el contacto si el email es correcto o usar un email alternativo.

Indicador gris:

No hay email registrado para este contacto
Solo puede recibir comunicación por teléfono
No aparecerá en notificaciones automáticas

Acción: Agregar email si se necesita comunicación automática.

Nombre del contacto
Email (con nueva validación automática)
Teléfono
Cargo o posición
Configuración de notificaciones

3. Actualiza notificaciones

Habilita o deshabilita notificaciones por email
El sistema valida nuevamente el email si se modifica

El contacto se elimina permanentemente
No recibirá más notificaciones automáticas
El historial de comunicación previa se mantiene

Configuración de notificaciones

Los contactos pueden recibir notificaciones automáticas para:

Nuevas órdenes de compra: Cuando se crea una orden para el proveedor
Modificaciones de órdenes: Cambios en órdenes existentes
Confirmaciones de entrega: Cuando se marca una orden como entregada
Recordatorios de pago: Notificaciones sobre pagos pendientes

Requisitos para notificaciones

Para que un contacto reciba notificaciones automáticas debe:

Tener email válido: Con dominio verificado
Estar habilitado: Tener marcada la opción "Recibir notificaciones"
No estar rebotado: No aparecer en la lista de emails problemáticos

Máximo: 5 contactos por proveedor
Recomendación: Registra solo contactos realmente necesarios
Organización: Incluye contactos de diferentes áreas (compras, pagos, técnico)

Roles típicos de contactos

Responsabilidades típicas:

Recepción de órdenes de compra
Negociación de precios
Cotizaciones y ofertas
Seguimiento comercial

Configuración: Habilitar notificaciones para órdenes nuevas y modificaciones.

Responsabilidades típicas:

Procesamiento de pagos
Facturación
Documentación fiscal
Seguimiento de entregas

Configuración: Habilitar notificaciones para confirmaciones y pagos.

Responsabilidades típicas:

Especificaciones técnicas
Soporte de productos
Capacitación
Resolución de problemas

Configuración: Notificaciones opcionales, principalmente para productos específicos.

Opciones de búsqueda

Por nombre: Busca contactos por nombre
Por email: Localiza por dirección de correo
Por cargo: Filtra por tipo de responsabilidad

Indicadores visuales

Estado de notificaciones: Verde (activo), gris (inactivo), amarillo (rebotado)
Información de contacto: Iconos para email y teléfono disponibles
Últimas actividades: Fecha de última comunicación

Información completa y actualizada

Verifica emails: Asegúrate de que los emails sean correctos antes de guardar
Incluye teléfonos: Mantén números de contacto directo para emergencias
Actualiza cargos: Mantén información de responsabilidades actualizada

Configuración de notificaciones

Contactos principales: Habilita notificaciones para personas clave
Evita spam: No habilites notificaciones para todos los contactos
Revisa rebotes: Corrige emails problemáticos regularmente

Organización eficiente

Nombres descriptivos: Incluye cargo o área si ayuda a identificar
Contactos actuales: Elimina contactos de personas que ya no trabajan con el proveedor
Comunicación directa: Mantén líneas de comunicación claras y específicas

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