Glosario de Términos

Este glosario te ayudará a entender los términos más comunes utilizados en el sistema y en la gestión de compras empresariales en México.

Términos Fiscales (SAT)

CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet)

Documento fiscal electrónico que ampara una transacción comercial en México. Es el formato oficial requerido por el SAT para todas las facturas en México. Tolpi soporta CFDI versiones 3.3 y 4.0.

RFC (Registro Federal de Contribuyentes)

Clave alfanumérica única que identifica a cada contribuyente en México. Consta de 12 caracteres para personas morales y 13 para personas físicas. Es obligatorio para emitir y recibir facturas.

SAT (Servicio de Administración Tributaria)

Organismo del gobierno mexicano encargado de la recaudación de impuestos y la regulación fiscal. El SAT establece las reglas para la facturación electrónica (CFDI).

UUID (Folio Fiscal)

Identificador único universal de 36 caracteres que el SAT asigna a cada CFDI al momento de su timbrado. Sirve para validar la autenticidad de una factura.

EFOS (Empresas que Facturan Operaciones Simuladas)

Lista publicada por el SAT (artículo 69-B del Código Fiscal) de empresas detectadas facturando operaciones inexistentes. Tolpi valida automáticamente que tus proveedores no estén en esta lista.

Timbrado

Proceso mediante el cual un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) valida y asigna el folio fiscal (UUID) a un CFDI, haciéndolo válido ante el SAT.

IVA (Impuesto al Valor Agregado)

Impuesto al consumo aplicado en México. Las tasas más comunes son 16% (tasa general), 8% (zona fronteriza) y 0% (productos exentos como alimentos básicos).

IEPS (Impuesto Especial sobre Producción y Servicios)

Impuesto aplicado a ciertos productos como bebidas alcohólicas, tabaco, combustibles y bebidas azucaradas. Puede ser por tasa porcentual o cuota fija.

Retención ISR

Porcentaje del pago que el comprador retiene al proveedor para enterarlo al SAT. Aplica principalmente en servicios profesionales.

Retención IVA

Porcentaje del IVA que el comprador retiene al proveedor en ciertos casos, como servicios de personal o autotransporte.

Uso CFDI

Clave que indica el destino que el receptor dará a la factura para efectos fiscales. Ejemplos: G03 (Gastos en general), G01 (Adquisición de mercancías), P01 (Por definir).

Forma de Pago

Indica cómo se liquidó o liquidará el CFDI. Ejemplos: 01 (Efectivo), 03 (Transferencia), 04 (Tarjeta de crédito), 99 (Por definir).

Método de Pago

Indica si el CFDI fue pagado en una sola exhibición (PUE) o en parcialidades o diferido (PPD).

Régimen Fiscal

Clasificación fiscal bajo la cual opera un contribuyente. Define obligaciones fiscales y tasas aplicables. Ejemplos: 601 (General de Ley), 612 (Personas Físicas con Actividades Empresariales).

Términos del Sistema

Orden de Compra

Documento que formaliza la solicitud de productos o servicios a un proveedor. En Tolpi, incluye información del proveedor, productos, cantidades, precios e impuestos.

Sucursal

Ubicación física de tu negocio. Cada sucursal puede tener su propio perfil fiscal, usuarios asignados y configuración de reglas.

Perfil Fiscal

Configuración de datos fiscales de una sucursal: RFC, razón social, régimen fiscal, código postal. Se usa para validar que las facturas recibidas sean correctas.

Reglas Fiscales

Conjunto de configuraciones por sucursal que determinan qué facturas son válidas: formas de pago permitidas, métodos de pago, uso CFDI aceptado, y validación EFOS.

Proveedor

Empresa o persona que te vende productos o servicios. En Tolpi puedes gestionar su información, productos, precios y darles acceso al portal de proveedores.

Portal de Proveedores

Interfaz dedicada donde tus proveedores pueden subir facturas directamente, ver el estado de sus documentos y consultar las reglas fiscales de tu empresa.

Categoría

Nivel principal de organización para productos. Ejemplos: Alimentos, Bebidas, Suministros.

Subcategoría

Nivel secundario de organización dentro de una categoría. Ejemplos: Carnes, Verduras, Lácteos (dentro de Alimentos).

Receta

Plantilla que agrupa productos frecuentemente comprados juntos. Útil para restaurantes u operaciones con compras repetitivas.

Proyecto

Agrupación de órdenes de compra relacionadas para seguimiento de costos. Útil para construcción, eventos o iniciativas específicas.

Estados del Sistema

Estados de Orden

Estados de Pago

Estados de Factura

Permisos y Roles

Permiso

Autorización específica para realizar una acción en el sistema. Ejemplos: crear órdenes, registrar pagos, ver reportes.

Rol

Conjunto predefinido de permisos asignables a usuarios. Facilita la gestión de accesos para grupos de usuarios con funciones similares.

Tenant (Organización)

Entidad principal que agrupa todos los datos de una empresa en Tolpi. Cada tenant tiene sus propios usuarios, sucursales, proveedores y configuraciones.

Miembro

Usuario que pertenece a una organización (tenant) con permisos específicos para operar el sistema.

Reportes y Análisis

Anomalía

Variación significativa detectada automáticamente en precios o cantidades de productos comparando con valores históricos.

Reporte de Categorías

Análisis de gastos agrupados por la estructura de categorías y subcategorías.

Reporte de Proveedores

Análisis de compras, montos y frecuencia por proveedor.

Reporte de Productos

Detalle de compras por producto incluyendo variación de precios y cantidades.

Términos Técnicos

API

Interfaz de Programación de Aplicaciones. Permite que sistemas externos se comuniquen con Tolpi.

SSO (Single Sign-On)

Inicio de sesión único que permite acceder con una sola autenticación a múltiples sistemas.

2FA (Autenticación de Dos Factores)

Capa adicional de seguridad que requiere un segundo método de verificación además de la contraseña.

Passkey

Método de autenticación moderno sin contraseña que usa biometría o dispositivos de seguridad.

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