Gestionar Órdenes de Compra

Una vez creadas las órdenes, necesitas gestionarlas a lo largo de su ciclo de vida. Esta sección cubre todas las funcionalidades para el manejo de órdenes existentes.

Dashboard de estadísticas

El dashboard muestra un resumen en tiempo real:

Total de órdenes en el período seleccionado
Monto total de las órdenes
Distribución por estado (Por Aprobar, Pedido, Entregado, Cancelado, Con Problemas)
Estado de pagos (Pagadas, Parciales, Pendientes)

Lista de órdenes

Cada orden muestra:

Número de folio (enlace a detalles)
Proveedor y Sucursal
Estado actual con indicador visual
Estado de pago con indicador de color
Total de la orden
Fecha de creación
Acciones disponibles (menú de opciones)

Filtrar y buscar

Filtros disponibles

Por fechas: Rango de creación o fecha de último pago
Por entidades: Sucursales, proveedores, métodos de pago
Por estado: Estado de orden y estado de pago
Búsqueda específica: Por número de folio exacto

Aplicar filtros

Abrir panel de filtros - Haz clic en el botón "Filtros" en la parte superior de la lista

Configurar criterios - Selecciona las fechas, sucursales, proveedores o estados que necesites

Aplicar cambios - Haz clic en "Aplicar filtros" para ver los resultados

Limpiar filtros (opcional) - Usa "Restablecer filtros" para volver a la vista completa

Los filtros se mantienen en la URL, puedes guardar enlaces con filtros específicos como bookmarks.

Información general

Datos básicos: Número, estado, fecha, creador
Proveedor: Nombre, RFC, información de contacto
Sucursal: Nombre, ubicación, datos fiscales

Productos incluidos

Lista detallada con cantidad, precio, subtotal
Información de impuestos (IVA, IEPS) por producto
Totales calculados automáticamente

Cálculos financieros

Subtotal

Subtotal = Σ(Cantidad × Precio unitario)

Suma de todos los productos sin impuestos

IEPS (Impuesto Especial)

IEPS = Subtotal × Tasa IEPS  (por tasa)
IEPS = Cantidad × Monto Fijo IEPS  (monto fijo)

Impuestos especiales aplicados según el tipo de producto

IVA (Impuesto al Valor Agregado)

IVA = (Subtotal + IEPS) × Tasa IVA

Se calcula sobre la base de subtotal más IEPS

Retenciones (si aplica)

Retención ISR = Subtotal × Tasa ISR
Retención IVA = Subtotal × Tasa IVA Retenida

Impuestos retenidos según configuración del proveedor

Total final

Total = Subtotal + IEPS + IVA - Retención ISR - Retención IVA

Monto neto a pagar después de impuestos y retenciones

Estados disponibles

Estado	Cuándo usar	Acciones disponibles
Por Aprobar	Pendiente de aprobación, no enviada al proveedor	Aprobar, editar
Pedido	Aprobada y enviada al proveedor	Todas las acciones
Entregado	Productos recibidos satisfactoriamente	Pagos, cambio de estado
Con Problemas	Incidencias en entrega o productos	Edición, resolución
Cancelado	Orden cancelada permanentemente	Solo visualización

Estado "Por Aprobar"

Las órdenes con estado "Por Aprobar" requieren aprobación antes de ser enviadas al proveedor:

No se envía notificación al proveedor hasta que sea aprobada
Requiere el permiso Aprobar órdenes para cambiar a "Pedido"
Al aprobar, el estado cambia automáticamente a "Pedido" y se notifica al proveedor

Los administradores pueden configurar que las órdenes de ciertos usuarios se creen con estado "Por Aprobar" por defecto, útil para procesos de validación y control de gastos.

Cambiar estado

Acceder a la orden - Ve a los detalles de la orden que quieres modificar

Abrir selector de estado - Haz clic en el selector de estado actual (botón con el estado)

Seleccionar nuevo estado - Elige el estado apropiado según el avance de la orden

Confirmar cambio - El sistema actualiza inmediatamente y registra el cambio

Una vez marcada como "Cancelada", la orden no se puede editar.

Cuándo puedes editar

Tienes acceso para editar órdenes
La orden NO está cancelada
Si está pagada completamente, necesitas permisos especiales

Qué puedes editar

Productos: Agregar, quitar, cambiar cantidades
Precios: Si tienes los permisos necesarios
Sucursal: Cambiar la sucursal de destino
Comentarios: Agregar notas adicionales
Retenciones: Modificar retenciones de ISR e IVA

Editar retenciones

Las retenciones de ISR e IVA pueden editarse en órdenes existentes cuando sea necesario ajustar los impuestos retenidos. Los cambios de retenciones se guardan junto con los demás cambios de la orden.

Para editar retenciones necesitas el permiso Editar retenciones en órdenes.

Cuándo editar retenciones

Edita las retenciones cuando:

✅ El proveedor requiere aplicar retención de ISR o IVA
✅ Cambió el régimen fiscal del proveedor
✅ Se detectó un error en los porcentajes de retención originales
✅ La legislación fiscal cambió y requiere ajustes

Proceso para editar retenciones

Entrar en modo edición Ve a los detalles de la orden y haz clic en "Editar" para iniciar la edición

Abrir diálogo de retenciones En el resumen del carrito, haz clic en el ícono de lápiz (✏️) junto al total para abrir el diálogo de retenciones

Configurar retención de ISR

Activa la casilla "Aplicar retención de ISR" si aplica
Ingresa el porcentaje de retención (ej: 10.67%)
El porcentaje debe estar entre 0 y 100 con hasta 4 decimales

Configurar retención de IVA

Activa la casilla "Aplicar retención de IVA" si aplica
Ingresa el porcentaje de retención
El porcentaje debe estar entre 0 y 100 con hasta 4 decimales

Aplicar cambios localmente Haz clic en "Guardar" en el diálogo para aplicar los cambios localmente

Guardar la orden Haz clic en "Actualizar" para guardar todos los cambios de la orden, incluyendo las retenciones

Los cambios de retenciones se agrupan con otros cambios de la orden (productos, sucursal, comentarios). Verás un resumen de todos los cambios en el diálogo de confirmación antes de guardar.

Cálculo de retenciones

Las retenciones se calculan sobre el subtotal de la orden:

Retención ISR = Subtotal × (Porcentaje ISR / 100)
Retención IVA = Subtotal × (Porcentaje IVA / 100)

Ejemplo:

Subtotal: $10,000.00
Retención ISR: 10.67% → $1,067.00
Retención IVA: 10.67% → $1,067.00
Total retenciones: $2,134.00

Los cambios en retenciones afectan el total de la orden. Verifica que los nuevos totales coincidan con lo acordado con el proveedor.

Proceso de edición

Acceder a la orden - Ve a la orden que quieres editar

Iniciar edición - Haz clic en "Editar"

Realizar cambios - Modifica productos, cantidades o comentarios

Revisar cambios - Verifica el resumen en el dialog de confirmación

Confirmar - Aplica los cambios definitivamente

Dialog de confirmación

Antes de aplicar cambios, verás un resumen detallado:

Productos nuevos (en verde)
Productos modificados (en gris) con diferencias destacadas
Productos eliminados (en rojo)
Cambios de sucursal (si aplica)
Cambios de retenciones (ISR e IVA)

Duplicar orden

Abrir menú de acciones - Ve al menú de acciones (⋮) de la orden

Seleccionar duplicar - Haz clic en "Duplicar orden"

Ajustar productos - Se abrirá el formulario con productos pre-cargados

Crear nueva orden - Realiza ajustes y confirma la creación

Cancelar orden

Abrir menú de acciones - Ve al menú de acciones (⋮) en la orden que deseas cancelar

Seleccionar cancelar - Haz clic en "Cancelar orden" en el menú desplegable

Confirmar acción - Lee la advertencia y confirma la cancelación

Esta acción es irreversible. La orden quedará en estado "Cancelado" permanentemente.

Generar PDF

Acceder a la orden - Ve a los detalles de la orden que quieres documentar

Iniciar generación - Haz clic en "Generar PDF" en las acciones de la orden

Esperar procesamiento - El sistema creará el documento automáticamente

Descargar documento - Haz clic en "Abrir PDF" cuando esté listo

Exportar a CSV

Configura los filtros deseados:

Rango de fechas específico
Sucursales y proveedores
Estados de órdenes
Métodos de pago

Iniciar exportación:

Haz clic en "Exportar CSV"
Confirma la exportación en el diálogo
El sistema procesará los datos

Obtener archivo:

El archivo se descarga automáticamente
Formato: ordenes-compra-YYYY-MM-DD.csv
Compatible con Excel y otros programas

Qué se registra

Cada orden mantiene un historial completo de:

Cambios de estado con fecha y usuario
Modificaciones de productos (agregados, eliminados, modificados)
Cambios de precios y cantidades
Pagos registrados y anulaciones
Cambios de sucursal
Cambios de retenciones (ISR e IVA)

Ver historial

Ir a detalles - Accede a la vista de detalles de la orden

Buscar sección - Desplázate a la sección "Historial de Cambios"

Revisar cronología - Verás una línea de tiempo con todos los cambios

Limitaciones importantes

Ten en cuenta estas restricciones del sistema:

Órdenes canceladas: No se pueden editar, solo consultar
Órdenes pagadas: Requieren permisos especiales para modificar
Cambio de fecha: Solo puedes cambiar a fechas pasadas
Acceso por sucursal: Solo verás órdenes de tus sucursales asignadas

Si no puedes realizar una acción

Contacta a tu supervisor si necesitas permisos adicionales
Verifica que la orden esté en un estado que permita modificaciones
Confirma que tienes acceso a esa sucursal

Próximos pasos