Gestionar Órdenes de Compra
Cómo ver, filtrar, editar y gestionar el estado de las órdenes de compra
Una vez creadas las órdenes, necesitas gestionarlas a lo largo de su ciclo de vida. Esta sección cubre todas las funcionalidades para el manejo de órdenes existentes.
Dashboard de estadísticas
El dashboard muestra un resumen en tiempo real:
- Total de órdenes en el período seleccionado
- Monto total de las órdenes
- Distribución por estado (Pedido, Entregado, Cancelado, Con Problemas)
- Estado de pagos (Pagadas, Parciales, Pendientes)
Lista de órdenes
Cada orden muestra:
- Número de folio (enlace a detalles)
- Proveedor y Sucursal
- Estado actual con indicador visual
- Estado de pago con indicador de color
- Total de la orden
- Fecha de creación
- Acciones disponibles (menú de opciones)
Filtrar y buscar
Filtros disponibles
- Por fechas: Rango de creación o fecha de último pago
- Por entidades: Sucursales, proveedores, métodos de pago
- Por estado: Estado de orden y estado de pago
- Búsqueda específica: Por número de folio exacto
Aplicar filtros
Abrir panel de filtros - Haz clic en el botón "Filtros" en la parte superior de la lista
Configurar criterios - Selecciona las fechas, sucursales, proveedores o estados que necesites
Aplicar cambios - Haz clic en "Aplicar filtros" para ver los resultados
Limpiar filtros (opcional) - Usa "Restablecer filtros" para volver a la vista completa
Los filtros se mantienen en la URL, puedes guardar enlaces con filtros específicos como bookmarks.
Información general
- Datos básicos: Número, estado, fecha, creador
- Proveedor: Nombre, RFC, información de contacto
- Sucursal: Nombre, ubicación, datos fiscales
Productos incluidos
- Lista detallada con cantidad, precio, subtotal
- Información de impuestos (IVA, IEPS) por producto
- Totales calculados automáticamente
Cálculos financieros
Subtotal
Subtotal = Σ(Cantidad × Precio unitario)Suma de todos los productos sin impuestos
IEPS (Impuesto Especial)
IEPS = Subtotal × Tasa IEPS (por tasa)
IEPS = Cantidad × Monto Fijo IEPS (monto fijo)Impuestos especiales aplicados según el tipo de producto
IVA (Impuesto al Valor Agregado)
IVA = (Subtotal + IEPS) × Tasa IVASe calcula sobre la base de subtotal más IEPS
Retenciones (si aplica)
Retención ISR = Subtotal × Tasa ISR
Retención IVA = Subtotal × Tasa IVA RetenidaImpuestos retenidos según configuración del proveedor
Total final
Total = Subtotal + IEPS + IVA - Retención ISR - Retención IVAMonto neto a pagar después de impuestos y retenciones
Estados disponibles
| Estado | Cuándo usar | Acciones disponibles |
|---|---|---|
| Pedido | Recién creada, enviada al proveedor | Todas las acciones |
| Entregado | Productos recibidos satisfactoriamente | Pagos, cambio de estado |
| Con Problemas | Incidencias en entrega o productos | Edición, resolución |
| Cancelado | Orden cancelada permanentemente | Solo visualización |
Cambiar estado
Acceder a la orden - Ve a los detalles de la orden que quieres modificar
Abrir selector de estado - Haz clic en el selector de estado actual (botón con el estado)
Seleccionar nuevo estado - Elige el estado apropiado según el avance de la orden
Confirmar cambio - El sistema actualiza inmediatamente y registra el cambio
Una vez marcada como "Cancelada", la orden no se puede editar.
Cuándo puedes editar
- Tienes acceso para editar órdenes
- La orden NO está cancelada
- Si está pagada completamente, necesitas permisos especiales
Qué puedes editar
- Productos: Agregar, quitar, cambiar cantidades
- Precios: Si tienes los permisos necesarios
- Sucursal: Cambiar la sucursal de destino
- Comentarios: Agregar notas adicionales
Proceso de edición
Acceder a la orden - Ve a la orden que quieres editar
Iniciar edición - Haz clic en "Editar"
Realizar cambios - Modifica productos, cantidades o comentarios
Revisar cambios - Verifica el resumen en el dialog de confirmación
Confirmar - Aplica los cambios definitivamente
Dialog de confirmación
Antes de aplicar cambios, verás un resumen detallado:
- Productos nuevos (en verde)
- Productos modificados (en gris) con diferencias destacadas
- Productos eliminados (en rojo)
- Cambios de sucursal (si aplica)
Duplicar orden
Abrir menú de acciones - Ve al menú de acciones (⋮) de la orden
Seleccionar duplicar - Haz clic en "Duplicar orden"
Ajustar productos - Se abrirá el formulario con productos pre-cargados
Crear nueva orden - Realiza ajustes y confirma la creación
Cancelar orden
Abrir menú de acciones - Ve al menú de acciones (⋮) en la orden que deseas cancelar
Seleccionar cancelar - Haz clic en "Cancelar orden" en el menú desplegable
Confirmar acción - Lee la advertencia y confirma la cancelación
Esta acción es irreversible. La orden quedará en estado "Cancelado" permanentemente.
Generar PDF
Acceder a la orden - Ve a los detalles de la orden que quieres documentar
Iniciar generación - Haz clic en "Generar PDF" en las acciones de la orden
Esperar procesamiento - El sistema creará el documento automáticamente
Descargar documento - Haz clic en "Abrir PDF" cuando esté listo
Exportar a CSV
Configura los filtros deseados:
- Rango de fechas específico
- Sucursales y proveedores
- Estados de órdenes
- Métodos de pago
Iniciar exportación:
- Haz clic en "Exportar CSV"
- Confirma la exportación en el diálogo
- El sistema procesará los datos
Obtener archivo:
- El archivo se descarga automáticamente
- Formato:
ordenes-compra-YYYY-MM-DD.csv - Compatible con Excel y otros programas
Qué se registra
Cada orden mantiene un historial completo de:
- Cambios de estado con fecha y usuario
- Modificaciones de productos (agregados, eliminados, modificados)
- Cambios de precios y cantidades
- Pagos registrados y anulaciones
- Cambios de sucursal
Ver historial
Ir a detalles - Accede a la vista de detalles de la orden
Buscar sección - Desplázate a la sección "Historial de Cambios"
Revisar cronología - Verás una línea de tiempo con todos los cambios
Limitaciones importantes
Ten en cuenta estas restricciones del sistema:
- Órdenes canceladas: No se pueden editar, solo consultar
- Órdenes pagadas: Requieren permisos especiales para modificar
- Cambio de fecha: Solo puedes cambiar a fechas pasadas
- Acceso por sucursal: Solo verás órdenes de tus sucursales asignadas
Si no puedes realizar una acción
- Contacta a tu supervisor si necesitas permisos adicionales
- Verifica que la orden esté en un estado que permita modificaciones
- Confirma que tienes acceso a esa sucursal
Próximos pasos