Pagos

El sistema de pagos te permite registrar, gestionar y hacer seguimiento de todos los pagos relacionados con las órdenes de compra.

Estados de pago

Estado	Indicador	Descripción
Pendiente de pago	🔴	No se han registrado pagos
Pagado parcialmente	🟡	Pagos registrados menores al total
Pagada	🟢	Total de pagos igual o mayor al total de la orden

Métodos de pago

Cada pago debe asociarse a un método de pago configurado:

Método de Pago	Descripción
Efectivo	Pago en dinero físico
Transferencia bancaria	Transferencia electrónica entre cuentas
Cheque	Documento bancario de pago
Tarjeta de crédito/débito	Pago con tarjeta bancaria
Otros métodos personalizados	Métodos específicos configurados por la organización

Registrar pagos

Requisitos previos

Acceso para registrar pagos en el sistema
Al menos un método de pago configurado
Orden con saldo pendiente
Orden en un estado que permita pagos (configurable en Configuración General)

Tu organización puede configurar en qué estados de órdenes se permiten agregar pagos. Por ejemplo, solo permitir pagos en órdenes "Entregadas". Consulta la configuración de estados permitidos para más información.

Proceso de registro

Acceder al registro de pagos - Ve a los detalles de la orden, haz clic en el botón de estado de pago y selecciona "Registrar pago"

Completar información - Selecciona método de pago, introduce el monto pagado y agrega notas opcionales

Validaciones automáticas - El sistema verifica que el monto no exceda el saldo pendiente y que todos los campos requeridos estén completos

Confirmar el pago - Revisa la información y haz clic en "Registrar Pago" para registrarlo inmediatamente

Para pagos parciales, el sistema calculará automáticamente el saldo restante.

Acceder al historial

Ir a la orden - Ve a los detalles de la orden que quieres consultar

Abrir pagos - Haz clic en el botón de estado de pago (puede mostrar "Pagada", "Parcial", etc.)

Ver historial - Selecciona "Ver pagos" del menú desplegable

Información mostrada

Datos principales:

Fecha y hora exacta del registro
Método de pago utilizado
Monto pagado con formato de moneda
Moneda (peso mexicano por defecto)

Quién y cuándo:

Creado por (nombre del usuario)
Fecha de registro del pago
Sucursal donde se registró
IP de origen (para auditoría)

Estado actual:

Activo - Pago válido y contabilizado
Anulado - Pago cancelado con motivo
Nota del pago (comentarios adicionales)
Motivo de anulación (si aplica)

Totales calculados

Los cálculos se actualizan automáticamente cada vez que registras o anulas un pago.

En el resumen verás:

Total Pagado: Suma de pagos no anulados
Total Orden: Monto total de la orden
Saldo Pendiente: Diferencia entre total y pagado
Porcentaje pagado: Cuánto llevas del total

Anular pagos

Cuándo anular un pago

Error en el registro del monto
Pago duplicado accidentalmente
Reversión de transacción
Cambio en método de pago

Proceso de anulación

Solo usuarios con permisos especiales pueden anular pagos. Esta acción requiere un motivo obligatorio.

Verificar requisitos - Confirma que tienes acceso para anular pagos, el pago no esté previamente anulado y tengas un motivo válido

Acceder al historial - Ve al historial de pagos de la orden correspondiente

Seleccionar pago - Haz clic en el ícono de basura (🗑️) junto al pago que quieres anular

Documentar motivo - Introduce el motivo de anulación (campo obligatorio)

Confirmar anulación - Revisa la información y confirma la acción

Efectos de la anulación:

El sistema actualiza:

Pago marcado como "Anulado"
Estado de la orden recalculado
Saldo pendiente ajustado
Botones de acción actualizados

Impacto financiero:

Se excluye del total pagado
Aumenta el saldo pendiente
Cambia el estado de pago de la orden
Porcentajes recalculados automáticamente

Registro permanente:

Se mantiene en el historial
Motivo de anulación guardado
Usuario y fecha registrados
Trazabilidad completa preservada

Los pagos anulados no se eliminan, solo se marcan como inactivos para mantener la trazabilidad completa.

Pagos parciales

Funcionamiento

El sistema soporta pagos parciales automáticamente:

Puedes registrar múltiples pagos para una orden
Cada pago reduce el saldo pendiente
El estado se actualiza automáticamente

Ejemplo práctico

Orden total: $10,000
Estado: Pendiente de pago
Saldo: $10,000

Pago: $3,000
Estado: Pagado parcialmente
Saldo restante: $7,000

Pago: $4,000
Estado: Pagado parcialmente
Saldo restante: $3,000

Pago: $3,000
Estado: Pagada
Saldo restante: $0

Completar pagos parciales

Ir al estado de pago - Ve al botón de estado "Pagado parcialmente"

Registrar nuevo pago - Selecciona "Registrar pago"

Verificar monto - El monto se pre-llena con el saldo restante

Confirmar - Ajusta si es necesario y confirma el pago

Gestión de métodos

Ver métodos disponibles

Los métodos de pago se configuran a nivel de organización:

Solo aparecen métodos activos al registrar pagos
Los métodos archivados no están disponibles para nuevos pagos
Los pagos existentes mantienen su método original

Crear nuevo método de pago

Ir al selector - En el selector de método de pago

Crear método - Si no hay métodos, aparecerá opción "Crear método de pago"

Completar formulario - Se abrirá el formulario de creación

Usar inmediatamente - Una vez creado, estará disponible inmediatamente

Cálculos y validaciones

Validación de montos

Validación	Valor	Descripción
Monto mínimo	$0.01	Valor mínimo permitido para un pago
Monto máximo	Saldo pendiente	No puede exceder lo que resta por pagar
Precisión	2 decimales	Centavos como unidad mínima
Formato	Con separadores	Se muestra con comas para miles

Cálculo de saldos

Saldo Pendiente = Total Orden - Suma(Pagos No Anulados)

Tolerancia de redondeo

El sistema incluye una tolerancia de $0.01 para evitar problemas de precisión flotante en los cálculos.

Reportes y análisis

Filtros de estado de pago

En la lista principal de órdenes puedes filtrar por:

Pagadas: Órdenes completamente pagadas
Parciales: Órdenes con pagos parciales
Pendientes: Órdenes sin pagos registrados

Exportación de datos

Al exportar órdenes a CSV se incluyen:

Estado de pago de cada orden
Total de pagos registrados
Saldo pendiente
Fecha del último pago

Análisis en dashboard

El dashboard muestra:

Distribución de órdenes por estado de pago
Totales de montos pagados vs pendientes
Tendencias de pagos en el tiempo

Limitaciones y permisos

Qué debes saber

Solo puedes ver pagos de órdenes a las que tienes acceso
Los pagos anulados requieren motivo obligatorio
No se pueden editar pagos, solo anular y crear nuevos
Algunas funciones requieren permisos especiales

Si no puedes realizar una acción

Registrar pagos: Necesitas acceso especial, contacta a tu supervisor
Anular pagos: Solo usuarios autorizados pueden hacerlo
Crear métodos de pago: Requiere permisos administrativos

Integración contable

Datos exportables

Para integración con sistemas contables:

Campo	Descripción	Ejemplo
Número de orden	Identificador único de la orden	ORD-2024-001
Fecha de pago	Cuándo se registró el pago	2024-03-15 14:30:00
Método de pago	Forma de pago utilizada	Transferencia bancaria
Monto	Cantidad pagada	$1,500.00
Proveedor	Empresa a la que se pagó	Proveedor ABC S.A.
Sucursal	Sucursal que realizó el pago	Sucursal Centro
Estado	Si el pago está activo o anulado	Activo / Anulado

Trazabilidad

Cada pago registra:

Campo de Auditoría	Descripción	Cuándo se registra
Usuario creador	Quién registró el pago	Al crear el pago
Fecha y hora exacta	Timestamp completo del registro	Al crear el pago
Motivo de anulación	Razón por la cual se anuló	Al anular el pago
Usuario que anuló	Quién realizó la anulación	Al anular el pago

Problemas frecuentes

No puedo registrar pagos

Posibles causas:

No tienes acceso para registrar pagos
No hay métodos de pago configurados
La orden está completamente pagada
El monto excede el saldo pendiente
El estado actual de la orden no permite pagos (ver configuración de estados permitidos)

Error en cálculos de saldo

Verificaciones:

Confirma que no hay pagos anulados no considerados
Revisa retenciones de ISR/IVA en la orden
Verifica cálculos de IEPS e IVA

Pago registrado incorrectamente

Anular pago - Anula el pago incorrecto con motivo claro

Registrar nuevo - Registra un nuevo pago con los datos correctos

Verificar historial - El historial mantendrá la trazabilidad completa

Próximos pasos