Invitar Proveedores a la Plataforma

Invita a tus proveedores a unirse a la plataforma para que puedan subir facturas directamente, facilitando el proceso de facturación y validación.

¿Qué es invitar proveedores?

Cuando invitas a un proveedor a la plataforma:

• Acceso al portal de proveedores: El proveedor puede acceder a su propio portal
• Subir facturas: Pueden subir facturas XML directamente sin necesidad de que tú lo hagas
• Ver sus facturas: Pueden ver el estado y historial de todas sus facturas
• Gestionar su cuenta: Tienen acceso a su información y configuración

Requisitos previos

Antes de invitar proveedores, asegúrate de tener:

• Suscripción de facturas activa: Debes tener una suscripción de facturas activa o en período de prueba
• Proveedor registrado: El proveedor debe estar creado en tu sistema
• Permiso necesario: Debes tener el permiso "Invitar proveedores a la plataforma"
• Contacto del proveedor: Necesitas el nombre y email del contacto del proveedor

Cómo invitar un proveedor

Paso 1: Acceder a la sección de proveedores

1. Ve a Usuarios en el menú principal
2. Haz clic en la pestaña Proveedores
3. Verás la lista de proveedores ya invitados (si hay alguno)

Paso 2: Abrir el diálogo de invitación

1. Haz clic en el botón "Invitar Proveedor"
2. Se abrirá un formulario para invitar al proveedor

Paso 3: Seleccionar el proveedor

1. En el campo Proveedor, selecciona el proveedor de la lista
2. Solo aparecerán proveedores activos que aún no han sido invitados
3. Si no ves el proveedor que buscas, créalo primero en Proveedores

Paso 4: Completar información del contacto

Completa los siguientes campos:

• Nombre (requerido): Nombre del contacto del proveedor

  • Ejemplo: "Juan Pérez", "María González"
  • Máximo 80 caracteres

• Correo electrónico (requerido): Email del contacto

  • Debe ser un email válido
  • El sistema verificará que el dominio pueda recibir correos
  • Máximo 70 caracteres

Paso 5: Enviar la invitación

1. Revisa que toda la información sea correcta
2. Haz clic en "Invitar"
3. El sistema enviará un email de invitación al proveedor

Qué recibe el proveedor

Email de invitación

El proveedor recibe un email con:

• Enlace de registro: Para crear su cuenta en el portal
• Instrucciones: Cómo acceder y usar el portal
• Información de la empresa: Nombre de tu empresa que lo está invitando

Proceso de registro

Cuando el proveedor acepta la invitación:

1. Crea su cuenta: Completa el registro con su información
2. Accede al portal: Puede iniciar sesión en el portal de proveedores
3. Ve sus facturas: Accede a todas las facturas relacionadas con su proveedor
4. Sube facturas: Puede subir nuevas facturas XML directamente

Gestionar invitaciones de proveedores

Ver proveedores invitados

En la pestaña Proveedores de Usuarios, verás:

• Proveedores activos: Proveedores que ya aceptaron la invitación
• Invitaciones pendientes: Proveedores invitados que aún no han aceptado
• Información del contacto: Nombre y email del contacto

Reenviar invitación

Si un proveedor no recibió el email o necesita que se reenvíe:

1. Encuentra la invitación pendiente en la lista
2. Haz clic en el menú de acciones (⋮)
3. Selecciona "Reenviar invitación"
4. El sistema enviará un nuevo email

Editar información de contacto

Para actualizar la información del contacto:

1. Encuentra el proveedor en la lista
2. Haz clic en el menú de acciones (⋮)
3. Selecciona "Editar"
4. Modifica el nombre del contacto
5. Guarda los cambios

Eliminar invitación

Para cancelar una invitación pendiente:

1. Encuentra la invitación en la lista
2. Haz clic en el menú de acciones (⋮)
3. Selecciona "Eliminar"
4. Confirma la eliminación

Estados de invitación

Invitación pendiente

• Estado: El proveedor aún no ha aceptado la invitación
• Acciones disponibles: Reenviar, editar nombre, eliminar
• Email: Se puede ver pero no modificar

Proveedor activo

• Estado: El proveedor aceptó la invitación y tiene acceso al portal
• Acciones disponibles: Editar nombre, eliminar acceso
• Funcionalidades: Puede subir facturas y gestionar su cuenta

Beneficios de invitar proveedores

Para tu empresa

• Menos trabajo manual: No necesitas subir todas las facturas
• Proceso más rápido: Los proveedores suben facturas inmediatamente
• Menos errores: Los proveedores conocen mejor sus facturas
• Mejor comunicación: Canal directo con proveedores

Para los proveedores

• Autonomía: Pueden gestionar sus propias facturas
• Visibilidad: Ven el estado de sus facturas en tiempo real
• Facilidad: Proceso simple de subida y validación
• Historial: Acceso completo a su historial de facturas

Límites y restricciones

Límites de suscripción

• Suscripción requerida: Debes tener suscripción de facturas activa
• Límite de proveedores: Depende de tu plan de suscripción
• Sin suscripción: No puedes invitar proveedores si no tienes suscripción activa

Restricciones

• Un proveedor, una invitación: No puedes invitar múltiples veces al mismo proveedor
• Email único: Cada email solo puede recibir una invitación por proveedor
• Proveedor activo requerido: El proveedor debe estar activo en tu sistema

Problemas comunes

No puedo invitar proveedores

Posibles causas:

• No tienes suscripción de facturas activa
• No tienes el permiso necesario
• El proveedor ya fue invitado

Solución:

1. Verifica tu suscripción de facturas en Cuenta > Suscripción
2. Si no está activa, activa la suscripción o agrega un complemento de facturas
3. Verifica que tengas el permiso "Invitar proveedores a la plataforma"
4. Revisa si el proveedor ya está en la lista de proveedores invitados

Error: "El dominio no puede recibir correos"

Causa: El dominio del email no tiene configuración MX válida.

Solución:

1. Verifica que el email esté escrito correctamente
2. Confirma con el proveedor que su email funciona
3. Prueba con un email alternativo si es necesario

El proveedor no recibe la invitación

Causa: Problemas con el envío del email.

Solución:

1. Verifica que el email sea correcto
2. Revisa la carpeta de spam del proveedor
3. Reenvía la invitación desde el menú de acciones
4. Contacta al proveedor para confirmar que recibió el email

Quiero cambiar el email del contacto

Causa: El email no se puede modificar después de enviar la invitación.

Solución:

1. Elimina la invitación pendiente
2. Crea una nueva invitación con el email correcto
3. O espera a que el proveedor acepte y luego edita su información desde su cuenta

Próximos pasos

• Gestionar usuarios - Administra proveedores invitados
• Portal de Proveedores - Guía para proveedores sobre cómo usar el portal
• Suscripción de Facturas - Gestiona tu suscripción de facturas
• Problemas comunes - Soluciones a problemas frecuentes