Crear Usuario
Guía paso a paso para crear nuevos usuarios e invitarlos al sistema
Aprende a crear nuevos usuarios en el sistema, asignar roles y sucursales, y enviar invitaciones para que puedan acceder a la plataforma.
Antes de empezar
Asegúrate de tener:
- Acceso para crear usuarios en el sistema
- Información de contacto del usuario a invitar
- Claridad sobre las sucursales a las que tendrá acceso
El sistema verifica automáticamente que el dominio de email del usuario puede recibir correos antes de enviar la invitación.
Métodos disponibles
Crear usuario directamente
Crea el usuario directamente en el sistema y se le envía un email de bienvenida.
Enviar invitación
Envía una invitación por email que el usuario debe aceptar para unirse.
Pasos para crear usuario
Acceder al formulario de creación
Desde la sección de usuarios, haz clic en "Nuevo Usuario" o usa el botón "+".
Completar información básica
Información requerida:
- Correo electrónico: Email válido del usuario
- Nombre completo: Nombre que aparecerá en el sistema (máximo 50 caracteres)
Verifica que el correo electrónico sea correcto, ya que será el método principal de comunicación.
Seleccionar rol y sucursales
Asignar rol
El rol es solo una etiqueta informativa para categorizar al usuario. Los permisos se configuran por separado.
Selecciona el rol que mejor categorice al usuario según su función en la organización. El rol ayuda a:
- Organizar visualmente a los usuarios en listas y reportes
- Filtrar usuarios por departamento o función
- Identificar rápidamente el área de trabajo de cada persona
- Generar reportes organizados por roles
Los roles disponibles incluyen categorías como Administración, Compras, Finanzas, Contabilidad, Supervisión, Gerente de Sucursal, Almacén, Operaciones, entre otros.
Importante: El rol NO asigna permisos automáticamente. Es solo una etiqueta organizacional.
Asignar sucursales
Selecciona las sucursales a las que tendrá acceso:
- Solo podrá ver datos de las sucursales asignadas
- Debe tener al menos una sucursal asignada
- Puedes modificar las sucursales después de crear el usuario
Configurar permisos básicos
Para empezar, asigna solo los permisos esenciales:
Permisos mínimos recomendados
- Ver dashboard: Para acceder al sistema
- Ver órdenes: Para consultar órdenes (si es relevante)
- Ver sucursales: Para acceder a información de su sucursal
Puedes agregar más permisos después. Es mejor empezar con lo mínimo necesario.
Revisar y confirmar
Antes de crear el usuario, revisa:
- Información de contacto correcta
- Rol asignado apropiado
- Sucursales necesarias seleccionadas
- Permisos mínimos necesarios otorgados
Validaciones automáticas
El sistema verifica automáticamente:
- Dominio de email válido: Confirma que puede recibir correos
- Email único: No permite emails duplicados
- Sucursales válidas: Solo permite sucursales activas
Qué sucede después
Si el usuario es nuevo en el sistema
- Se crea la cuenta: El sistema genera credenciales temporales
- Se envía invitación: Email con instrucciones de acceso
- Usuario acepta: Debe seguir el enlace y completar el registro
- Acceso activado: Puede iniciar sesión con sus nuevas credenciales
Si el usuario ya existe en otro negocio
- Se envía invitación: Email para unirse a tu organización
- Usuario acepta: Debe aceptar la invitación desde su cuenta existente
- Acceso múltiple: Puede alternar entre diferentes organizaciones
Límites del sistema
Límites de plan
Cada plan de suscripción tiene límites:
- Número máximo de usuarios activos
- Cantidad de invitaciones mensuales
- Niveles de permisos disponibles
Si alcanzas el límite de usuarios, necesitarás actualizar tu plan o remover usuarios inactivos.
Restricciones de permisos
- Solo puedes otorgar permisos que tú tienes
- No puedes crear usuarios con más permisos que tú
- Las sucursales asignadas deben estar dentro de tu acceso
Problemas frecuentes
Error: "El dominio no puede recibir correos"
- Causa: El dominio de email no tiene configuración MX válida
- Solución: Verifica que el email esté escrito correctamente, confirma con el usuario que su email funciona y prueba con un email alternativo si es necesario
Error: "El usuario ya existe"
- Causa: Ya hay un usuario con ese email en tu organización
- Solución: Verifica si hay una invitación pendiente, busca al usuario en la lista para editarlo y confirma que no hay duplicados con emails similares
El usuario no recibe la invitación
- Carpeta de spam: El email puede estar en spam
- Email correcto: Confirma la dirección de correo
- Límites del servidor: Algunos servidores bloquean emails automáticos
- Reenvío: Usa la función de reenviar invitación
Próximos pasos
Una vez creado el usuario: