Funciones Avanzadas

Descubre las funciones especiales y avanzadas del sistema de usuarios, incluyendo transferencia de propiedad, eliminación de usuarios y herramientas de administración.

Transferir propiedad

Qué es la transferencia

La transferencia de propiedad cambia el propietario principal de la organización:

• Solo puede haber un propietario por organización
• El propietario tiene acceso completo a todas las funciones
• Puede agregar, editar y eliminar cualquier usuario
• Controla la suscripción y facturación

Cuándo transferir

Situaciones apropiadas:

• Cambio real de propietario del negocio
• Traspaso de responsabilidades administrativas
• Reestructuración organizacional
• Jubilación o retiro del propietario actual

Requisitos previos

Antes de iniciar:

Proceso paso a paso

Después de la transferencia:

• El nuevo propietario tiene control total
• El anterior propietario mantiene solo sus permisos específicos
• Se actualiza la información de facturación
• Se registra el cambio en el historial

Eliminar usuarios

Antes de eliminar

Considera las alternativas:

• ¿Es mejor desactivar temporalmente?
• ¿El usuario tiene datos importantes asociados?
• ¿Hay órdenes o reportes creados por este usuario?
• ¿Otros usuarios dependen de su trabajo?

Proceso de eliminación

Evaluación:

1. Usuario con múltiples organizaciones: Solo se remueve de tu organización
2. Usuario único: Se elimina completamente del sistema
3. Datos asociados: Se mantienen para trazabilidad, pero sin acceso
4. Historial: Se preserva para auditorías

Restricciones del sistema

No puedes eliminar:

• Al propietario del negocio (debe transferir propiedad primero)
• Tu propio usuario (requiere otro administrador)
• Usuarios con transferencias de propiedad pendientes

Requiere permisos especiales:

• Permiso para eliminar usuarios
• Confirmación adicional para usuarios con muchos datos
• Justificación para auditorías internas

Suspender usuarios

Qué es la suspensión

La suspensión de usuarios bloquea temporalmente el acceso a la organización:

• El usuario no puede iniciar sesión en esta organización
• Todas sus sesiones activas se cierran automáticamente
• Sus datos, historial y configuraciones se mantienen intactos
• Puede seguir accediendo a otras organizaciones si tiene acceso

Cuándo suspender

Situaciones apropiadas:

• Empleado en periodo de ausencia prolongada
• Investigación interna en curso
• Cambio temporal de responsabilidades
• Prevención de accesos no autorizados
• Licencia temporal o vacaciones extendidas

Ventajas sobre eliminar:

• Proceso reversible en cualquier momento
• Mantiene todo el historial del usuario
• Permite reactivar sin reconfigurar permisos
• Ideal para situaciones temporales

Proceso de suspensión

Efectos inmediatos:

• El usuario es desconectado de todas sus sesiones
• Al intentar acceder, verá un mensaje indicando que está suspendido
• Si configuraste mostrar el motivo, podrá ver la razón
• Si es temporal, verá la fecha de reactivación

Reactivar usuarios

Después de reactivar:

• El usuario puede iniciar sesión inmediatamente
• Todos sus permisos y configuraciones se mantienen
• Se limpia la información de suspensión
• El historial de suspensión se conserva para auditoría

Suspensiones temporales

Cuando configuras una duración específica:

• La suspensión expira automáticamente al final del periodo
• El usuario puede acceder nuevamente sin intervención manual
• La fecha y hora de expiración se muestra en zona horaria de México
• Puedes reactivar manualmente antes de que expire

Permisos necesarios

Para suspender usuarios:

• Permiso "Suspender usuarios"
• Requiere también "Ver usuarios"

Para reactivar usuarios:

• Permiso "Reactivar usuarios"
• Requiere también "Ver usuarios"

Restricciones

No puedes suspender:

• Al propietario de la organización
• Tu propio usuario
• Usuarios que ya están suspendidos (debes reactivar primero)

No puedes reactivar:

• Usuarios que no están suspendidos
• Usuarios de otras organizaciones

Búsqueda global

Para organizaciones con múltiples negocios o administradores del sistema:

Tipos de búsqueda

Monitoreo avanzado

Actividad de usuarios

Métricas de seguimiento:

• Última sesión: Cuándo accedió por última vez
• Frecuencia de uso: Qué tan activo es el usuario
• Módulos utilizados: Qué secciones usa más
• Acciones realizadas: Histórico de actividades importantes
• Patrones de acceso: Horarios y ubicaciones comunes

Reportes especializados

Alertas del sistema

El sistema puede generar alertas para:

• Usuarios inactivos: No han accedido en mucho tiempo
• Permisos sin usar: Permisos asignados pero no utilizados
• Invitaciones expiradas: Invitaciones que necesitan reenvío
• Accesos anómalos: Patrones de acceso inusuales
• Intentos de acceso fallidos: Posibles problemas de seguridad

Configuración avanzada

Roles personalizados

Aunque el sistema usa roles predefinidos, puedes crear configuraciones únicas:

Proceso para configuraciones especiales:

1. Selecciona el rol más cercano
2. Personaliza permisos específicos
3. Documenta la configuración especial
4. Revisa periódicamente la necesidad

Auditoría de permisos

Qué revisar en auditorías:

• Permisos no utilizados: Usuarios con permisos que nunca usan
• Accesos excesivos: Usuarios con más permisos de los necesarios
• Patrones de uso: Qué funciones realmente utilizan
• Cambios de rol: Personas que cambiaron de responsabilidades
• Inconsistencias: Permisos que no coinciden con el rol actual

Escalación temporal

Cuándo escalar permisos:

• Usuario necesita acceso temporal a función específica
• Cambio de responsabilidades permanente
• Proyecto especial requiere accesos adicionales
• Cobertura temporal de ausencias

Proceso recomendado:

1. Evaluar necesidad real: ¿Es temporal o permanente?
2. Asignar mínimo necesario: Solo lo indispensable
3. Establecer fecha de revisión: Para permisos temporales
4. Documentar motivo: Para futuras auditorías

Múltiples organizaciones

Para usuarios con acceso múltiple

Características:

• Un usuario puede pertenecer a varias organizaciones
• Permisos diferentes en cada organización
• Puede alternar entre contextos sin cerrar sesión
• Historial separado por organización

Administración cruzada

Para administradores del sistema:

• Acceso a múltiples organizaciones
• Reportes consolidados
• Gestión centralizada de usuarios
• Herramientas de administración avanzada

Mejores prácticas

Seguridad empresarial

Implementación de controles:

• Revisa accesos privilegiados mensualmente
• Documenta todas las transferencias de propiedad
• Mantén logs de actividades administrativas
• Establece políticas claras de eliminación de usuarios

Escalabilidad

Preparación para crecimiento:

• Planifica estructuras de roles escalables
• Estandariza configuraciones comunes
• Documenta procesos para administradores futuros
• Considera herramientas de automatización

Compliance y auditoría

Mantenimiento de registros:

• Conserva logs de actividades críticas
• Documenta cambios importantes de permisos
• Mantén registro de transferencias y eliminaciones
• Prepara reportes para auditorías externas

Próximos pasos

• Crear usuario básico
• Gestionar usuarios
• Configurar permisos
• Resolver problemas