Gestionar Invitaciones
Administra invitaciones pendientes, reenvíos y seguimiento de aceptación
Aprende a gestionar invitaciones de usuarios, hacer seguimiento del proceso de aceptación y resolver problemas comunes con invitaciones pendientes.
Qué son las invitaciones
Las invitaciones son solicitudes de acceso enviadas por email a personas que quieres agregar a tu organización:
- Se envían automáticamente cuando creas un usuario
- Incluyen un enlace seguro para aceptar la invitación
- Tienen fecha de expiración para mantener la seguridad
- Se pueden personalizar según el rol asignado
Las invitaciones son la forma más segura de agregar usuarios, ya que confirman que la persona tiene acceso al email proporcionado.
Estados de invitaciones
Estados principales
Pendiente
Invitación enviada, esperando que el usuario la acepte
Aceptada
Usuario aceptó la invitación y tiene acceso al sistema
Expirada
Invitación venció, necesita ser reenviada
Cancelada
Invitación revocada antes de ser aceptada
Información de seguimiento
Para cada invitación puedes ver:
- Fecha de envío: Cuándo se envió la invitación
- Fecha de expiración: Cuándo expira el enlace
- Intentos de reenvío: Cuántas veces se ha reenviado
- Última actividad: Si el usuario ha abierto el enlace
- Usuario que invitó: Quién envió la invitación original
Ver invitaciones pendientes
Acceder a la sección de usuarios Ve a la gestión de usuarios desde el menú principal
Filtrar por invitaciones Usa el filtro para mostrar solo invitaciones pendientes
Revisar estado Verifica el tiempo restante antes de que expiren
Acciones con invitaciones
Reenviar invitación
Útil cuando el usuario no recibió el email original o la invitación expiró.
Cuándo reenviar:
- Han pasado más de 2-3 días sin respuesta
- El usuario reporta que no recibió el email
- La invitación está próxima a expirar
- Hubo cambios en la configuración del email
Proceso:
Localizar la invitación Busca la invitación en la lista de usuarios pendientes
Acceder al menú de acciones Haz clic en el menú (⋮) de la invitación específica
Seleccionar reenvío Elige "Reenviar invitación" del menú desplegable
Confirmar envío El sistema confirma que se envió un nuevo email
Editar invitación pendiente
Puedes modificar los detalles antes de que sea aceptada:
Qué puedes cambiar:
- Rol asignado al usuario
- Permisos específicos
- Sucursales asignadas
- Nombre del usuario
Qué NO puedes cambiar:
- Email del usuario (requiere nueva invitación)
- Fecha de envío original
- Historial de la invitación
Cuándo cambiar rol:
- Cambió la posición antes de aceptar
- Se detectó error en rol asignado
- Reestructuración organizacional
Proceso:
- Editar la invitación pendiente
- Seleccionar nuevo rol
- Revisar permisos asociados
- Confirmar cambios
Ajustes comunes:
- Agregar permisos específicos requeridos
- Quitar permisos innecesarios
- Corregir dependencias faltantes
Consideraciones:
- Los cambios se aplicarán cuando acepte
- Revisa las dependencias de permisos
- Documenta cambios especiales
Cambios típicos:
- Agregar sucursales recién asignadas
- Quitar sucursales que no necesita
- Cambiar sucursal principal
Limitaciones:
- Solo sucursales a las que tienes acceso
- Mínimo una sucursal requerida
- Cambios afectan qué datos verá
Cancelar invitación
Cancelar una invitación es irreversible. No podrás recuperar la invitación original.
Cuándo cancelar:
- El usuario ya no se unirá a la organización
- Se envió a email incorrecto
- Cambió la necesidad del puesto
- Error en la invitación que requiere empezar de nuevo
Proceso:
- Selecciona "Cancelar invitación" en el menú de acciones
- Confirma la cancelación en el diálogo
- La invitación se marca como cancelada inmediatamente
- El enlace de la invitación deja de funcionar
Proceso de aceptación (vista del usuario)
Email de invitación
El usuario recibe un email que incluye:
- Información de la organización: Nombre del negocio que invita
- Rol asignado: Qué función tendrá en el sistema
- Persona que invita: Quién envió la invitación
- Enlace de aceptación: Botón o enlace para unirse
- Fecha de expiración: Cuándo expira la invitación
- Instrucciones: Pasos para completar el registro
Tipos de aceptación
Para usuarios que nunca han usado el sistema:
- Clic en enlace: Accede desde el email de invitación
- Registro: Completa información básica y crea contraseña
- Verificación: Confirma su email automáticamente
- Acceso: Puede ingresar al sistema inmediatamente
- Configuración: Ajusta preferencias personales
Para usuarios que ya tienen cuenta en el sistema:
- Clic en enlace: Accede desde el email de invitación
- Inicio de sesión: Usa sus credenciales existentes
- Aceptación: Confirma unirse a la nueva organización
- Cambio de contexto: Puede alternar entre organizaciones
- Permisos nuevos: Accede con los permisos de la nueva organización
Confirmación
Cuando un usuario acepta:
- Notificación automática: Se actualiza el estado en tu sistema
- Email de confirmación: Tanto tú como el usuario reciben confirmación
- Acceso inmediato: El usuario puede empezar a usar el sistema
- Permisos activos: Todos los permisos asignados se activan
Seguimiento manual
Revisión periódica
Es importante revisar periódicamente el estado de las invitaciones para asegurar que los usuarios se unan exitosamente.
Qué revisar regularmente:
- Estado actual: Verificar cuáles están pendientes, aceptadas o expiradas
- Tiempo transcurrido: Cuánto tiempo ha pasado desde el envío
- Necesidad de reenvío: Invitaciones que pueden requerir seguimiento
- Comunicación directa: Contactar usuarios que no han respondido
Identificar problemas
Revisa manualmente si hay:
- Invitaciones próximas a expirar: Para reenviar antes de que venzan
- Sin respuesta prolongada: Invitaciones sin actividad después de varios días
- Problemas de entrega: Si sospechas que el email no llegó
- Necesidad de seguimiento: Invitaciones que requieren contacto directo
Mejores prácticas
Comunicación efectiva
Una buena comunicación aumenta significativamente la tasa de aceptación de invitaciones.
Antes de enviar:
- Avisa al usuario: Contacta previamente para explicar la invitación
- Explica el proceso: Describe qué esperar y cómo proceder
- Proporciona contexto: Explica su rol y responsabilidades
- Datos de contacto: Ofrece ayuda para dudas o problemas
Seguimiento proactivo
Cronograma recomendado:
- Día 1: Envío inicial de invitación
- Día 3: Verificación amigable si no hay respuesta
- Día 7: Reenvío de invitación con seguimiento personal
- Día 14: Contacto directo para resolver problemas
Gestión de expiración
Configuración recomendada:
- Tiempo estándar: 14-30 días para invitaciones normales
- Invitaciones urgentes: 7 días para roles críticos
- Roles temporales: Ajustar según duración del proyecto
- Revisión regular: Verificar invitaciones próximas a expirar semanalmente
Problemas frecuentes
Usuario no recibe invitación
Diagnóstico paso a paso:
Verificar email
- ¿El email está escrito correctamente?
- ¿Es una dirección válida y activa?
- ¿El dominio existe y puede recibir correos?
Revisar filtros de spam
- Pedir al usuario que revise carpeta de spam
- Verificar filtros automáticos de su servidor
- Comprobar si hay bloqueos por dominios
Confirmar envío
- Verificar que la invitación se envió correctamente
- Revisar logs de email si están disponibles
- Comprobar estado en la lista de invitaciones
Reenviar si es necesario
- Esperar algunas horas antes de reenviar
- Intentar desde un email diferente si es posible
- Considerar contacto directo para verificar recepción
Usuario reporta que el enlace no funciona
Posibles causas y soluciones:
Si la invitación expiró:
- Reenvía una nueva invitación
- Verifica la fecha de expiración
- Explica al usuario que debe usar el enlace más reciente
- Considera ajustar tiempo de expiración si es muy corto
Si el enlace se cortó o dañó:
- Reenvía la invitación completa
- Instruye al usuario a copiar toda la URL
- Sugiere abrir desde el cliente de email web
- Evita reenviar enlace via mensajes de texto
Si hay problemas del sistema:
- Verifica el estado del servidor
- Prueba el enlace desde otro dispositivo
- Reporta problemas técnicos al soporte
- Considera invitación manual temporal
Invitación aceptada pero usuario no puede acceder
Verificaciones necesarias:
- Estado de la cuenta: Confirma que la aceptación se procesó correctamente
- Permisos básicos: Verifica que tenga permisos mínimos de acceso
- Sucursales: Confirma que tenga al menos una sucursal asignada
- Cache del sistema: Puede requerir unos minutos para propagar cambios
- Sesión del usuario: Puede necesitar cerrar sesión y volver a entrar