Subir Factura

Aprende a subir facturas XML (CFDI) al sistema con validación automática y asociación con órdenes de compra.

Requisitos previos

Antes de subir facturas, asegúrate de tener configurado:

• Perfil fiscal para la sucursal donde se subirá la factura
• Reglas fiscales definidas para el perfil fiscal
• Órdenes de compra creadas (si necesitas asociar la factura)

Proceso de subida

Paso 1: Acceder a la página de subida

1. Navega a Facturas en el menú principal
2. Haz clic en Nueva Factura o Subir Factura
3. Se abrirá el formulario de carga

Paso 2: Seleccionar archivo XML

1. Arrastra y suelta el archivo XML en el área de carga, o
2. Haz clic en el área para seleccionar el archivo desde tu computadora

Paso 3: Validación automática

Una vez seleccionado el archivo, el sistema realizará automáticamente:

1. Parseo del XML: Verifica que la estructura sea válida
2. Validación SAT: Comprueba que la factura esté vigente en el SAT
3. Validación de estructura: Verifica campos requeridos
4. Validación fiscal: Comprueba RFC, régimen fiscal, uso CFDI
5. Validación de reglas: Aplica reglas fiscales configuradas

Paso 4: Seleccionar sucursal

Si hay múltiples sucursales disponibles:

1. Selecciona la sucursal donde se aplicará la factura
2. El sistema mostrará solo sucursales con perfiles fiscales configurados
3. El RFC receptor de la factura debe coincidir con el perfil fiscal de la sucursal

Paso 5: Asociar con órdenes de compra (opcional)

Si la factura corresponde a órdenes de compra:

1. Haz clic en Asociar con órdenes
2. Selecciona las órdenes relacionadas
3. El sistema validará que los totales coincidan (según tolerancia configurada)

Paso 6: Agregar nota de crédito (opcional)

Si tienes una nota de crédito relacionada:

1. Haz clic en Agregar nota de crédito
2. Selecciona el archivo XML de la nota de crédito
3. El sistema validará que:
   • Sea tipo "E" (Egreso)
   • El emisor y receptor coincidan con la factura principal
   • Esté vigente en el SAT

Paso 7: Revisar y confirmar

Antes de subir, revisa:

• ✅ Datos de la factura: Emisor, receptor, totales
• ✅ Sucursal seleccionada: Debe ser la correcta
• ✅ Órdenes asociadas: Si aplica
• ✅ Nota de crédito: Si aplica
• ✅ Fecha de pago calculada: Revisa que sea correcta

Paso 8: Subir la factura

1. Haz clic en Subir Factura
2. El sistema procesará la factura
3. Verás un mensaje de éxito o error según el resultado

Validaciones realizadas

Validaciones básicas

• ✅ Estructura XML válida
• ✅ UUID presente y único
• ✅ Factura vigente en el SAT
• ✅ Tipo de comprobante válido (I/E)

Validaciones fiscales

• ✅ RFC receptor coincide con perfil fiscal de sucursal
• ✅ Código postal coincide con perfil fiscal
• ✅ Forma de pago permitida según reglas
• ✅ Método de pago permitido según reglas
• ✅ Uso CFDI permitido según reglas

Validaciones de asociación

• ✅ Si la regla requiere asociación, debe tener órdenes asociadas
• ✅ Estados de órdenes permitidos según reglas
• ✅ Diferencia entre totales dentro de tolerancia configurada

Validaciones PUE

• ✅ Facturas PUE deben ser del mes actual (si está configurado)
• ✅ Fecha de pago debe estar en el mismo mes que la factura (si está configurado)

Casos especiales

Factura con diferencias en totales

Si la factura tiene una diferencia con la orden de compra:

1. El sistema mostrará la diferencia
2. Si está dentro de la tolerancia aceptada, se permitirá la subida
3. Si excede la tolerancia, deberás revisar y ajustar

Factura rechazada

Si la factura es rechazada:

1. Revisa el mensaje de error específico
2. Corrige el problema (ej: RFC incorrecto, forma de pago no permitida)
3. Si está permitido por las reglas, puedes volver a subirla asociada a otra orden

Factura sin asociar

Si la regla fiscal permite facturas sin asociar:

1. Puedes subir la factura sin órdenes
2. La factura quedará en estado "Pendiente" hasta asociarla manualmente
3. Podrás asociarla después desde la página de gestión

Subida desde portal de proveedores

Los proveedores también pueden subir facturas:

1. Acceden al portal de proveedores
2. Navegan a Facturas > Nueva Factura
3. Siguen el mismo proceso de subida
4. Las facturas se asocian automáticamente a su proveedor

Límites y restricciones

Límites de subida

• Límite por suscripción: Depende de tu plan
• Tamaño de archivo: Máximo 10MB por archivo XML
• Formato: Solo archivos XML válidos

Restricciones

• No se pueden subir facturas duplicadas (mismo UUID)
• Debe cumplir todas las validaciones configuradas
• Debe tener suscripción activa de facturas

Próximos pasos

Después de subir una factura:

• Gestionar facturas - Revisa y aprueba facturas
• Asociar con órdenes - Vincula facturas con órdenes
• Fechas de pago - Entiende cómo se calculan

Problemas comunes