Asociar Facturas con Órdenes de Compra

Aprende a asociar facturas con órdenes de compra para mantener trazabilidad completa y validar totales.

¿Cuándo asociar facturas?

Debes asociar una factura con órdenes cuando:

• ✅ La factura corresponde a productos recibidos de una orden de compra
• ✅ Necesitas validar que los totales coincidan
• ✅ Quieres mantener trazabilidad completa
• ✅ Las reglas fiscales requieren asociación obligatoria

Proceso de asociación

Durante la subida

Al subir una factura:

1. Después de seleccionar el archivo XML, haz clic en Asociar con órdenes
2. Se abrirá un diálogo con órdenes disponibles
3. Filtra por:
   • Proveedor (debe coincidir con el emisor de la factura)
   • Sucursal (debe coincidir con la sucursal seleccionada)
   • Estado (solo órdenes en estados permitidos)
4. Selecciona las órdenes relacionadas
5. El sistema mostrará:
   • Total de la factura
   • Total de las órdenes seleccionadas
   • Diferencia entre ambos
6. Confirma la asociación

Después de la subida

Para asociar una factura ya subida:

1. Abre los detalles de la factura
2. Haz clic en Editar asociaciones
3. Selecciona o deselecciona órdenes
4. Guarda los cambios

Validaciones de asociación

Validaciones automáticas

El sistema valida automáticamente:

• ✅ Proveedor: El emisor de la factura debe coincidir con el proveedor de la orden
• ✅ Sucursal: La sucursal de la orden debe coincidir con la seleccionada
• ✅ Estados permitidos: Solo órdenes en estados permitidos por las reglas fiscales
• ✅ Totales: La diferencia debe estar dentro de la tolerancia configurada
• ✅ Antigüedad de orden: La orden no debe exceder la antigüedad máxima configurada
• ✅ Métodos de pago: Para órdenes pagadas, el método de pago debe estar permitido

Reglas de asociación

Las reglas fiscales pueden configurar:

• Asociación obligatoria: La factura debe estar asociada a órdenes
• Estados permitidos: Qué estados de orden acepta (ej: Entregado, Pedido)
• Tolerancia de diferencias: Diferencia máxima aceptada entre factura y órdenes
• Antigüedad máxima de órdenes: Límite de días desde la creación de la orden
• Métodos de pago para órdenes pagadas: Restricción de métodos de pago válidos
• Bypass por proveedor: Algunos proveedores pueden omitir la asociación

Validación de antigüedad de órdenes

Si las reglas fiscales tienen configurada una antigüedad máxima:

1. El sistema calcula los días desde la creación de cada orden
2. Órdenes que excedan el límite no aparecerán como disponibles
3. Si intentas asociar una orden antigua, recibirás un error

Mensaje de error típico:

"Las siguientes órdenes de compra exceden la antigüedad máxima permitida de 30 días: OC-001, OC-002. Por favor, selecciona solo órdenes de compra más recientes."

Validación de métodos de pago para órdenes pagadas

Si las reglas fiscales restringen los métodos de pago para órdenes ya pagadas:

1. El sistema verifica el método de pago usado en cada orden pagada
2. Solo órdenes pagadas con métodos permitidos pueden asociarse
3. Órdenes pagadas con métodos no permitidos mostrarán un error

Ejemplo:

• Regla fiscal permite solo: "Transferencia bancaria"
• Orden pagada con transferencia → ✅ Puede asociarse
• Orden pagada con efectivo → ❌ Mostrará error de validación

Resolver diferencias en totales

Diferencia dentro de tolerancia

Si la diferencia está dentro de la tolerancia configurada:

1. El sistema permitirá la asociación
2. La diferencia se registrará como aceptada
3. Podrás aprobar la factura normalmente

Diferencia fuera de tolerancia

Si la diferencia excede la tolerancia:

1. El sistema mostrará un error
2. Deberás revisar:
   • ¿Faltan órdenes por asociar?
   • ¿Hay productos adicionales en la factura?
   • ¿Los precios coinciden?
3. Ajusta las asociaciones o contacta al proveedor

Notas de crédito

Si hay una nota de crédito:

1. El sistema restará el monto de la nota de crédito del total
2. La validación se hará contra el total efectivo (factura - nota de crédito)
3. Asegúrate de subir la nota de crédito junto con la factura

Asociación múltiple

Múltiples órdenes

Puedes asociar una factura con múltiples órdenes cuando:

• La factura cubre productos de varias órdenes
• Las órdenes son del mismo proveedor
• Las órdenes pertenecen a la misma sucursal

Monto aplicado por orden

El sistema permite:

• Distribución automática: Divide el total proporcionalmente
• Distribución manual: Asigna montos específicos a cada orden

Casos especiales

Factura sin asociar

Si las reglas permiten facturas sin asociar:

1. Puedes subir la factura sin órdenes
2. La factura quedará en estado "Pendiente"
3. Podrás asociarla después manualmente

Cambiar asociaciones

Para cambiar las órdenes asociadas:

1. Abre los detalles de la factura
2. Haz clic en Editar asociaciones
3. Modifica las selecciones
4. Guarda los cambios

Factura rechazada

Si una factura fue rechazada y las reglas permiten re-subida:

1. Puedes volver a subirla asociada a otras órdenes
2. El sistema validará las nuevas asociaciones
3. Si cumple con las reglas, se aprobará

Vista de reconciliación

Ver reconciliación completa

En los detalles de la factura:

1. Ve a la sección Órdenes asociadas
2. Verás:
   • Lista de órdenes asociadas
   • Monto aplicado a cada orden
   • Total de la factura
   • Total de las órdenes
   • Diferencia

Exportar reconciliación

Puedes exportar un reporte de reconciliación:

1. Abre los detalles de la factura
2. Haz clic en Exportar reconciliación
3. Se generará un PDF con todos los detalles

Próximos pasos

• Gestionar facturas - Revisa y aprueba facturas asociadas
• Fechas de pago - Entiende cómo se calculan las fechas
• Problemas comunes - Soluciones a problemas de asociación