Gestionar Facturas

Aprende a gestionar tus facturas: revisar, aprobar, rechazar, editar asociaciones y registrar pagos.

Vista general de facturas

Acceder a la lista de facturas

1. Navega a Facturas en el menú principal
2. Verás una lista con todas las facturas del sistema
3. Puedes filtrar por:
   • Estado (Pendiente, Aprobada, Rechazada, Pagada)
   • Proveedor
   • Sucursal
   • Rango de fechas
   • Estado de pago

Información mostrada

Cada factura muestra:

• Folio fiscal (UUID): Identificador único de la factura
• Proveedor: Nombre del emisor
• Total: Monto total de la factura
• Moneda: Divisa original del CFDI
• Tipo de cambio: Disponible cuando la factura está en moneda extranjera
• Fecha de emisión: Fecha de la factura
• Fecha de pago programada: Fecha calculada según configuración
• Estado: Pendiente, Aprobada, Rechazada, Pagada
• Estado de pago: No pagado, Pagado parcialmente, Pagada
• Sucursal: Sucursal asociada

Acciones disponibles

Ver detalles de factura

1. Haz clic en una factura para ver sus detalles completos
2. Verás:
   • Información completa del CFDI
   • Datos del emisor y receptor
   • Desglose de impuestos
   • Órdenes asociadas
   • Historial de pagos
   • Historial de cambios

Aprobar factura

Para aprobar una factura pendiente:

1. Abre los detalles de la factura
2. Revisa toda la información
3. Verifica que las asociaciones sean correctas
4. Haz clic en Aprobar
5. La factura cambiará a estado "Aprobada"

Rechazar factura

Para rechazar una factura:

1. Abre los detalles de la factura
2. Haz clic en Rechazar
3. Ingresa un motivo de rechazo
4. La factura cambiará a estado "Rechazada"

Editar asociaciones con órdenes

Para cambiar las órdenes asociadas:

1. Abre los detalles de la factura
2. Haz clic en Editar asociaciones
3. Selecciona o deselecciona órdenes
4. Guarda los cambios

Cambiar fecha de pago

Para modificar la fecha de pago programada:

1. Abre los detalles de la factura
2. Haz clic en Cambiar fecha de pago
3. Selecciona la nueva fecha
4. Opcionalmente, agrega una nota explicando el cambio
5. Guarda los cambios

Registrar pagos

Para registrar un pago:

1. Abre los detalles de la factura
2. Haz clic en Registrar pago
3. Ingresa:
   • Monto del pago
   • Método de pago
   • Fecha del pago
   • Nota (opcional)
4. Guarda el pago

Anular pagos

Para anular un pago registrado:

1. Abre los detalles de la factura
2. Ve a la sección de Pagos
3. Haz clic en Anular junto al pago
4. Ingresa un motivo de anulación
5. Confirma la anulación

Estados y transiciones

Estado: Pendiente

Acciones disponibles:

• Aprobar
• Rechazar
• Editar asociaciones
• Cambiar fecha de pago
• Ver detalles

Transiciones:

• Pendiente → Aprobada (al aprobar)
• Pendiente → Rechazada (al rechazar)

Estado: Aprobada

Acciones disponibles:

• Registrar pagos
• Cambiar fecha de pago
• Editar asociaciones
• Rechazar (revertir aprobación)
• Exportar PDF
• Ver detalles

Transiciones:

• Aprobada → Pagada (al completar pagos)
• Aprobada → Rechazada (si se revierte)

Estado: Rechazada

Acciones disponibles:

• Revertir rechazo (si está permitido)
• Ver detalles de rechazo
• Ver historial

Transiciones:

• Rechazada → Pendiente (si se revierte y está permitido)

Estado: Pagada

Acciones disponibles:

• Ver detalles
• Exportar PDF
• Ver historial completo

Transiciones:

• Ninguna (estado final)

Filtros y búsqueda

Filtros disponibles

• Estado: Filtra por estado de factura
• Estado de pago: Filtra por estado de pago
• Proveedor: Filtra por proveedor específico
• Sucursal: Filtra por sucursal
• Rango de fechas: Filtra por fecha de emisión
• Rango de montos: Filtra por monto total
• Moneda: Filtra por la divisa del CFDI
• Tipo de cambio: Filtra facturas con o sin tipo de cambio definido

Facturas en otras monedas

Cómo se muestra el total

• El total principal se muestra en MXN cuando hay tipo de cambio.
• La moneda original se mantiene visible como referencia.

Definir o editar el tipo de cambio

1. Abre los detalles de la factura
2. Busca la sección Tipo de Cambio
3. Ingresa la tasa (hasta 4 decimales) para convertir la moneda original a MXN
4. Guarda los cambios

Alertas por tipo de cambio faltante

Si una factura está en moneda extranjera y no tiene tipo de cambio, verás una alerta en la lista de facturas. Define el tipo de cambio para:

• Asociar órdenes de compra (si la regla fiscal lo requiere).
• Registrar pagos y calcular saldos en MXN.

Búsqueda

Puedes buscar facturas por:

• Folio fiscal (UUID)
• Serie y folio
• RFC del emisor
• Nombre del proveedor
• Número de orden asociada

Exportación

Exportar factura individual

1. Abre los detalles de la factura
2. Haz clic en Exportar PDF
3. Se generará un PDF con toda la información

Exportación masiva

1. Selecciona múltiples facturas usando los checkboxes
2. Haz clic en Exportar seleccionadas
3. Se generará un archivo ZIP con todos los PDFs

Exportar a CSV

Puedes exportar la lista de facturas a un archivo CSV compatible con Excel:

1. Aplica los filtros deseados (estado, proveedor, sucursal, fechas)
2. Haz clic en Exportar CSV
3. El archivo incluye las columnas seleccionadas

Columnas disponibles en la exportación:

Reconciliación con órdenes

Ver reconciliación

Cuando una factura está asociada con órdenes:

1. Abre los detalles de la factura
2. Ve a la sección Órdenes asociadas
3. Verás:
   • Total de la factura
   • Total de las órdenes asociadas
   • Diferencia entre ambos
   • Monto aplicado a cada orden

Resolver diferencias

Si hay diferencias:

1. Revisa los detalles de cada orden
2. Verifica que los productos coincidan
3. Si la diferencia es aceptable (dentro de tolerancia), aprueba la factura
4. Si no, revisa y ajusta las asociaciones

Historial y auditoría

Historial de cambios

Cada factura mantiene un historial completo de:

• Cambios de estado
• Modificaciones de asociaciones
• Cambios de fecha de pago
• Pagos registrados y anulados
• Notas agregadas

Ver historial

1. Abre los detalles de la factura
2. Ve a la sección Historial
3. Verás todos los cambios con fecha, usuario y detalles

Próximos pasos

• Asociar con órdenes - Aprende a vincular facturas con órdenes
• Fechas de pago - Entiende el cálculo de fechas
• Problemas comunes - Soluciones a problemas frecuentes