Crear Proyecto
Aprende a crear nuevos proyectos para organizar y rastrear múltiples órdenes de compra
Crear un nuevo proyecto es el primer paso para organizar múltiples órdenes de compra bajo una iniciativa común. Los proyectos te permiten mantener un control centralizado de costos, proveedores y productos relacionados.
Los proyectos son contenedores organizacionales que agrupan órdenes de compra relacionadas. No afectan la funcionalidad individual de cada orden.
Permisos requeridos
- Crear proyectos: Para generar nuevos proyectos en el sistema
Datos básicos
Nombre del proyecto Asigna un nombre claro y descriptivo que identifique fácilmente el proyecto.
Ejemplos de nombres efectivos:
- "Remodelación Sucursal Norte"
- "Evento Aniversario 25 Años"
- "Instalación Sistema Seguridad"
- "Campaña Publicitaria Q1 2024"
Descripción detallada Incluye información relevante sobre el proyecto, objetivos, alcance y cualquier detalle importante.
Información útil para incluir:
- Objetivo principal del proyecto
- Fechas estimadas de inicio y fin
- Presupuesto aproximado
- Responsables del proyecto
- Notas especiales o consideraciones
Estado inicial Los proyectos se crean automáticamente con estado "Activo", pero puedes cambiarlo después según sea necesario.
Proceso de creación
Accede a la sección de proyectos Desde el panel de control, navega a Proyectos.
Inicia la creación Haz clic en el botón "Nuevo Proyecto". Se abrirá un formulario para ingresar los detalles.
Completa la información básica
- Nombre: Ingresa un nombre descriptivo para el proyecto
- Descripción: Añade detalles relevantes sobre el proyecto
El nombre del proyecto debe ser único en tu organización. No puedes tener dos proyectos con el mismo nombre.
Revisa la información Verifica que todos los datos estén correctos antes de continuar.
Crea el proyecto Haz clic en "Crear Proyecto" para guardar la información.
Después de crear el proyecto
Una vez creado el proyecto, tendrás acceso a:
Panel de información
- Estadísticas básicas: Órdenes, proveedores, productos y totales (inicialmente en cero)
- Información del proyecto: Fecha de creación, creador, estado actual
- Resumen financiero: Total gastado, pagado y pendiente por pagar
Funcionalidades disponibles
Próximo paso principal:
El proyecto recién creado estará vacío. Deberás asociar órdenes de compra existentes o crear nuevas órdenes y asociarlas al proyecto.
Opciones disponibles:
- Asociar órdenes existentes que no están en ningún proyecto
- Crear nuevas órdenes y asociarlas durante el proceso de creación
- Mover órdenes de otros proyectos (si tienes permisos)
Seguimiento en tiempo real:
- Costos actualizados: Los totales se actualizan automáticamente al agregar/quitar órdenes
- Estado del proyecto: Puedes cambiar entre Activo, Completado o Cancelado
- Progreso visual: Estadísticas y gráficos se actualizan en tiempo real
Análisis detallado:
- Por proveedores: Qué proveedores participan y cuánto se gasta con cada uno
- Por productos: Qué productos se compran más y sus costos
- Tendencias de gasto: Evolución de los costos a lo largo del tiempo
- Comparación de proyectos: Análisis comparativo con otros proyectos
Nomenclatura de proyectos
- Consistente: Usa un formato estándar (ej. "ÁREA - DESCRIPCIÓN - AÑO")
- Descriptivo: Que sea fácil identificar el proyecto solo con el nombre
- Cronológico: Incluye fechas o períodos cuando sea relevante
- Específico: Evita nombres genéricos como "Proyecto 1" o "Compras varias"
Descripción efectiva
- Objetivos claros: Define qué se quiere lograr
- Alcance definido: Especifica qué está incluido y qué no
- Información de contacto: Responsables del proyecto
- Referencias: Números de presupuesto, códigos internos, etc.
Organización por categorías
Por tipo de proyecto:
- Construcción y remodelación
- Eventos y actividades
- Mantenimiento y reparaciones
- Adquisición de equipos
- Campañas y marketing
Por área responsable:
- Operaciones
- Recursos Humanos
- Tecnología
- Ventas y Marketing
- Administración
Ejemplo práctico
Proyecto: "Remodelación Cocina Central - 2024"
Descripción completa:
Proyecto de remodelación integral de la cocina central del restaurante principal.
OBJETIVO: Modernizar equipos de cocina y mejorar eficiencia operativa
PRESUPUESTO ESTIMADO: $150,000 MXN
FECHA INICIO: 15 de Marzo 2024
FECHA FIN ESTIMADA: 30 de Abril 2024
RESPONSABLES:
- Chef Ejecutivo: Juan Pérez
- Supervisor de Obras: María González
- Coordinador de Compras: Carlos Ruiz
ALCANCE:
✓ Equipos de cocina (estufas, hornos, refrigeradores)
✓ Mobiliario (mesas de trabajo, anaqueles)
✓ Instalaciones eléctricas y de gas
✓ Pisos y acabados
✗ Sistema de ventilación (proyecto separado)
✗ Área de comensales (fuera de alcance)
NOTAS ESPECIALES:
- Cocina debe permanecer operativa durante remodelación
- Entregas deben coordinarse con horarios de servicio
- Todos los equipos requieren instalación especializadaProblemas comunes
"No puedo crear el proyecto"
Causa: No tienes el permiso "Crear proyectos". Solución: Contacta a tu administrador para que te otorgue permisos para crear proyectos.
"El nombre ya existe"
Causa: Ya existe otro proyecto con el mismo nombre. Solución: Elige un nombre diferente y más específico. Puedes agregar fechas, áreas o códigos para diferenciarlo.
"Error al guardar"
Causa: Campos obligatorios vacíos o información inválida. Solución: Verifica que el nombre del proyecto esté completo y sea válido.
Próximos pasos
Una vez creado tu proyecto, los siguientes pasos recomendados son:
Asociar Órdenes de Compra
Conecta órdenes existentes o crea nuevas órdenes para tu proyecto.
Configurar Monitoreo
Establece métricas y alertas para seguimiento del proyecto.
Gestionar el Proyecto
Aprende a editar información y cambiar estados del proyecto.