Gestionar Categorías

Edita, archiva y administra tus categorías existentes para mantener una estructura organizacional óptima

Una vez que has establecido tu estructura de categorías, es importante mantenerla actualizada y optimizada. La gestión eficiente de categorías asegura que tus reportes sigan siendo útiles y tu organización se mantenga efectiva.

El mantenimiento regular de categorías es crucial para mantener la calidad de tus reportes. Una estructura desactualizada puede generar análisis inexactos.

Permisos requeridos

Ver categorías: Para consultar la lista y detalles de categorías
Editar categorías: Para modificar, archivar o restaurar categorías existentes
Eliminar categorías: Para eliminar permanentemente categorías (solo sin subcategorías asociadas)

Vista general

Navegación principal

El sistema organiza la gestión en dos pestañas principales:

Vista de Categorías Principales

Muestra todas las categorías con información clave:

Nombre: Identificación de la categoría
Subcategorías: Número de subcategorías contenidas
Productos: Total de productos en toda la categoría
Estado: Activo o Archivado
Acciones: Opciones de gestión disponibles

Funcionalidades disponibles:

Búsqueda por nombre de categoría
Creación de nuevas categorías
Edición de categorías existentes
Archivo/restauración de categorías
Eliminación (solo categorías sin subcategorías)
Vista detallada de subcategorías contenidas

Vista de Subcategorías

Muestra todas las subcategorías con información detallada:

Nombre: Identificación de la subcategoría
Categoría: Categoría padre a la que pertenece
Productos: Número de productos asignados
Estado: Activo o Archivado
Acciones: Opciones de gestión disponibles

Funcionalidades disponibles:

Búsqueda por nombre de subcategoría
Creación de nuevas subcategorías
Edición de subcategorías existentes
Cambio de categoría padre
Archivo/restauración de subcategorías
Eliminación (solo subcategorías sin productos)
Vista detallada de productos contenidos

Gestión de categorías

Ver y buscar

1. Accede a la sección de categorías Desde el panel de control, navega a Categorías.

2. Explora la lista La pestaña "Categorías" muestra todas tus categorías con información resumida.

3. Busca categorías específicas Usa la barra de búsqueda para encontrar categorías por nombre.

4. Analiza la información Revisa el número de subcategorías y productos para entender la estructura.

Editar información

1. Localiza la categoría a editar Usa la búsqueda o navega por la lista para encontrar la categoría.

2. Abre el menú de acciones Haz clic en el botón de tres puntos (⋮) junto a la categoría.

3. Selecciona "Editar" Se abrirá un formulario con la información actual de la categoría.

4. Modifica la información

Nombre: Cambia el nombre de la categoría según sea necesario

5. Guarda los cambios Confirma las modificaciones para aplicar los cambios.

Importante: Cambiar el nombre de una categoría afectará cómo aparece en reportes futuros, pero no modificará datos históricos. Considera el impacto en análisis comparativos.

Ver subcategorías

Puedes ver todas las subcategorías contenidas en una categoría específica:

1. Identifica la categoría de interés En la lista de categorías, localiza la que quieres explorar.

2. Haz clic en el número de subcategorías El número en la columna "Subcategorías" es un enlace activo.

3. Explora la vista detallada Se abrirá un diálogo mostrando todas las subcategorías de esa categoría con:

Nombre de cada subcategoría
Número de productos en cada una
Estado (activo/archivado)

Gestión de subcategorías

Acceder a subcategorías

1. Selecciona la pestaña "Subcategorías" En la sección de categorías, cambia a la pestaña "Subcategorías".

2. Explora la vista completa Verás todas las subcategorías del sistema con su categoría padre.

3. Usa la búsqueda Puedes buscar subcategorías específicas por nombre.

Editar información de subcategorías

1. Localiza la subcategoría Usa búsqueda o navegación para encontrar la subcategoría a editar.

2. Abre las opciones Haz clic en el botón de acciones (⋮) junto a la subcategoría.

3. Selecciona "Editar" Se abrirá el formulario de edición.

4. Modifica según necesidad

Nombre: Cambia el nombre de la subcategoría
Categoría: Mueve a una categoría diferente si es necesario

5. Confirma los cambios Guarda las modificaciones para aplicarlas.

Ver productos asignados

Para ver qué productos están asignados a una subcategoría específica:

1. Identifica la subcategoría En la vista de subcategorías, localiza la que te interesa.

2. Haz clic en el número de productos El número en la columna "Productos" es un enlace cuando hay productos asignados.

3. Revisa el listado detallado Se abrirá un diálogo mostrando:

Nombre de cada producto
Proveedor asociado (si aplica)
Precio y unidad
Estado del producto

Estados disponibles

Estados activos

Disponibles para uso: Aparecen en listas de selección
Visibles en reportes: Se incluyen en análisis y estadísticas
Permiten productos: Pueden tener productos asignados
Totalmente funcionales: Todas las operaciones disponibles

Estados archivados

No disponibles para nuevos productos: No aparecen en listas de selección
Conservan historial: Mantienen productos ya asignados
Visibles en reportes históricos: Aparecen en análisis de períodos pasados
Pueden restaurarse: Se pueden reactivar cuando sea necesario

Archivar y restaurar

Archivar

El archivado es útil para categorías que ya no usas pero quieres conservar en el historial:

1. Selecciona la opción de archivar En el menú de acciones de la categoría, elige "Archivar".

2. Confirma la acción El sistema te advertirá sobre las consecuencias del archivado.

3. Efectos del archivado

La categoría no aparece en nuevas asignaciones
Los productos existentes mantienen su asignación
Aparece marcada como "Archivado" en listas
Las subcategorías contenidas también se afectan

Importante: Al archivar una categoría, también se archivan automáticamente todas sus subcategorías. Esta acción afecta la disponibilidad para nuevos productos.

Restaurar

Para reactivar una categoría archivada:

1. Localiza la categoría archivada Las categorías archivadas aparecen marcadas en la lista.

2. Selecciona "Restaurar" En el menú de acciones, elige la opción "Restaurar".

3. Confirma la restauración El sistema reactivará la categoría y sus subcategorías.

4. Verifica disponibilidad La categoría volverá a estar disponible para nuevos productos.

Eliminar permanentemente

Cuándo eliminar

Solo puedes eliminar categorías y subcategorías que cumplan condiciones específicas:

Para categorías:

No deben tener subcategorías asociadas
Deben estar previamente archivadas (recomendado)

Para subcategorías:

No deben tener productos asignados
Deben estar previamente archivadas (recomendado)

Proceso de eliminación

¡Cuidado! La eliminación es permanente e irreversible. Solo elimina categorías o subcategorías que estés completamente seguro de que no necesitarás.

1. Verifica que sea seguro eliminar Asegúrate de que la categoría/subcategoría no se necesitará en el futuro.

2. Selecciona "Eliminar" En el menú de acciones, elige la opción "Eliminar".

3. Confirma múltiples veces El sistema requiere confirmación explícita debido a la irreversibilidad.

4. Eliminación completada La categoría/subcategoría se elimina permanentemente del sistema.

Búsqueda avanzada

Funciones disponibles

El sistema ofrece búsqueda inteligente:

Búsqueda parcial: No necesitas escribir el nombre completo
Insensible a mayúsculas: Funciona sin importar mayúsculas/minúsculas
Ignora acentos: Encuentra resultados sin importar acentuación
Búsqueda en tiempo real: Filtra conforme escribes

Estrategias de búsqueda

Términos simples

carne → Encuentra "Carnes y Aves", "Carne de res", etc.
bebida → Encuentra "Bebidas", "Bebidas Alcohólicas", etc.
oficina → Encuentra "Material de Oficina", "Equipos de Oficina"

Ventajas:

Rápido y sencillo
Encuentra múltiples coincidencias
Ideal para exploración general

Términos específicos

carnes aves → Busca categorías que contengan ambos términos
material oficina → Encuentra coincidencias específicas
productos limpieza → Localiza categorías relacionadas

Técnicas útiles:

Usa palabras clave principales
Combina términos relacionados
Prueba diferentes combinaciones

Por estado

Activos: Solo categorías/subcategorías en uso
Archivados: Solo elementos archivados
Todos: Vista completa sin filtros

Por contenido:

Categorías con subcategorías
Categorías vacías (sin subcategorías)
Subcategorías con productos
Subcategorías vacías (sin productos)

Análisis de estructura

Métricas clave

Usa la información visible para optimizar tu estructura:

Distribución de productos:

Categorías con muchos productos pueden necesitar más subcategorías
Subcategorías vacías pueden indicar estructura innecesaria
Desbalances sugieren reorganización

Uso por categoría:

Identifica categorías más utilizadas
Detecta categorías obsoletas
Encuentra oportunidades de consolidación

Señales de problemas

Indicadores de problemas estructurales:

Una subcategoría concentra >80% de productos de su categoría
Muchas categorías con menos de 5 productos cada una
Categorías "Varios" o "Otros" creciendo constantemente
Dificultad del equipo para categorizar productos nuevos
Reportes poco útiles o confusos

Mantenimiento regular

Revisión mensual

1. Analiza distribución de productos Revisa cómo están distribuidos los productos entre categorías y subcategorías.

2. Identifica desbalances Encuentra categorías sobrecargadas o subutilizadas.

3. Consulta con el equipo Pregunta al equipo sobre dificultades en categorización.

4. Revisa reportes Evalúa si los reportes generados son útiles para toma de decisiones.

Revisión trimestral

1. Evaluación estructural completa Analiza toda la estructura desde una perspectiva estratégica.

2. Planificación de cambios Define ajustes necesarios basados en evolución del negocio.

3. Comunicación de cambios Informa al equipo sobre modificaciones planificadas.

4. Implementación gradual Aplica cambios de manera controlada y monitoreada.

Integración con otros módulos

Productos

Validación: Productos requieren categoría y subcategoría válidas
Búsqueda: Filtrado por categorías para localización rápida
Organización: Agrupación lógica en listas y vistas

Reportes

Segmentación: Análisis automático por categorías
Comparativas: Evaluación entre diferentes categorías
Tendencias: Evolución de gastos por categoría en el tiempo

Compras

Organización de órdenes: Agrupación eficiente de productos
Validación: Verificación de categorización completa
Análisis: Evaluación de patrones de compra por categoría

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Problemas Comunes

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