Crear Categorías

La creación de categorías es el primer paso fundamental para organizar tu sistema de productos. Una estructura bien diseñada desde el inicio te permitirá generar reportes útiles y tomar decisiones informadas basadas en datos precisos.

Permisos requeridos

• Ver categorías: Para consultar categorías existentes
• Crear categorías: Para registrar nuevas categorías y subcategorías

Planificación previa

Planifica antes de crear

Crear categorías

Proceso básico

Validaciones del sistema

El sistema valida:

• Unicidad: No permite nombres duplicados dentro de tu organización
• Longitud: Máximo 80 caracteres para el nombre
• Formato: Evita caracteres especiales problemáticos

Crear subcategorías

Las subcategorías proporcionan el segundo nivel de organización dentro de cada categoría.

Ejemplos por industria

Restaurante - Categoría "Carnes y Aves"

Categoría: Carnes y Aves
├── Carne de res
├── Carne de cerdo  
├── Carne de cordero
├── Pollo entero y cortes
├── Pavo y otras aves
└── Embutidos

¿Por qué esta estructura?

• Permite analizar costos por tipo de proteína
• Facilita negociaciones con proveedores especializados
• Ayuda en control de inventarios perecederos
• Útil para análisis nutricional y menús

Hotel - Categoría "Textiles"

Categoría: Textiles
├── Sábanas y ropa de cama
├── Toallas de baño
├── Toallas de alberca
├── Mantelería
├── Cortinas y blackout
└── Alfombras y tapetes

¿Por qué esta estructura?

• Diferentes proveedores por tipo de textil
• Distintos ciclos de reemplazo
• Variaciones en calidad y costo
• Control de inventarios por área del hotel

Oficina - Categoría "Tecnología"

Categoría: Tecnología
├── Hardware (computadoras, impresoras)
├── Software y licencias
├── Consumibles (tóner, cables)
├── Dispositivos móviles
└── Equipos de comunicación

¿Por qué esta estructura?

• Diferentes presupuestos por tipo
• Distintos procesos de aprobación
• Variaciones en garantías y soporte
• Análisis de ROI por categoría

Nomenclatura efectiva

Nombres efectivos

Estructura jerárquica

Granularidad óptima

Muy genérico (problemático):

❌ Alimentos
   ├── Sin subcategorías

Resultado: Reportes inútiles, sin detalle para análisis

Muy específico (problemático):

❌ Carnes
   ├── Carne de res premium importada
   ├── Carne de res nacional primera
   ├── Carne de res nacional segunda
   ├── Carne de res molida 80/20
   ├── Carne de res molida 90/10

Resultado: Gestión complicada, categorías innecesarias

Nivel óptimo (recomendado):

✅ Carnes y Aves
   ├── Carne de res
   ├── Carne de cerdo
   ├── Pollo y aves
   ├── Embutidos

Resultado: Balance perfecto entre detalle útil y gestión simple

Criterios de granularidad

Casos de uso

Consolidación vs división

Cuándo consolidar (menos subcategorías):

• Productos con costos similares
• Mismo proveedor para toda la categoría
• Uso similar en la operación
• Poca variación en frecuencia de compra

Ejemplo:

Condimentos y Especias
├── Especias secas
├── Salsas y aderezos
└── Sales y endulzantes

Cuándo dividir (más subcategorías):

• Grandes diferencias de costo
• Diferentes proveedores especializados
• Distintos patrones de uso
• Regulaciones o controles específicos

Ejemplo:

Bebidas Alcohólicas
├── Cervezas nacionales
├── Cervezas importadas
├── Vinos tintos
├── Vinos blancos
├── Licores premium
└── Licores estándar

Errores comunes

Categorías superpuestas

Problema: Crear categorías que se solapan

❌ Problemático:
- Bebidas Frías
- Refrescos  
- Jugos

Solución: Estructura jerárquica clara

✅ Correcto:
- Bebidas No Alcohólicas
  ├── Refrescos y sodas
  ├── Jugos y néctares
  └── Agua embotellada

Categorías muy amplias

Problema: Categorías que abarcan demasiado

❌ Problemático:
- Comida (todo tipo de alimentos)

Solución: División lógica

✅ Correcto:
- Carnes y Aves
- Frutas y Verduras  
- Lácteos y Huevos
- Abarrotes Secos

Enfoque en marca vs tipo

Problema: Categorizar por marca en lugar de función

❌ Problemático:
- Productos Coca-Cola
- Productos Nestlé

Solución: Categorizar por tipo de producto

✅ Correcto:
- Bebidas Carbonatadas
- Productos Lácteos

Validar estructura

Checklist de validación

Antes de finalizar tu estructura de categorías, verifica:

✅ Claridad

• Cada nombre es fácil de entender
• No hay ambigüedad en las definiciones
• El equipo puede categorizar sin dudas

✅ Completitud

• Cubre todos tus tipos de productos actuales
• Tiene espacio para productos futuros
• No deja productos "sin hogar"

✅ Utilidad

• Genera reportes informativos
• Facilita análisis de gastos
• Ayuda en toma de decisiones

✅ Practicidad

• Es fácil de usar diariamente
• No complica innecesariamente la operación
• Es escalable con el crecimiento del negocio

Mantenimiento

Evolución de la estructura

Tu estructura de categorías evolucionará con tu negocio:

Próximos pasos

Una vez que hayas creado tu estructura básica de categorías: