Tolpi vs Software Contable
Entiende las diferencias entre software de gestión de compras y software contable, y cómo se complementan
Una pregunta frecuente: "¿Tolpi reemplaza mi software contable?" La respuesta corta es no, y la razón es que resuelven problemas diferentes. Esta guía te ayudará a entender cómo se complementan.
Conclusión adelantada: Tolpi y el software contable no compiten, se complementan. Tolpi maneja la operación de compras, el software contable maneja la contabilidad.
Diferencia Fundamental
Software Contable
Propósito: Registrar, clasificar y reportar transacciones financieras para cumplimiento fiscal y toma de decisiones.
Ejemplos: CONTPAQi, Aspel COI, QuickBooks, Alegra, Bind ERP.
Funciones principales:
- Pólizas contables
- Catálogo de cuentas
- Estados financieros
- Declaraciones fiscales
- Conciliaciones bancarias
- Balance general
- Estado de resultados
Tolpi (Software de Compras)
Propósito: Gestionar el proceso operativo de compras, desde la solicitud hasta el pago de facturas.
Funciones principales:
- Órdenes de compra
- Gestión de proveedores
- Recepción de facturas CFDI
- Control de gastos por categoría
- Aprobaciones y flujos de trabajo
- Portal de proveedores
- Reportes operativos de compras
Comparativa Detallada
| Función | Software Contable | Tolpi |
|---|---|---|
| Órdenes de compra | Básico o inexistente | Completo |
| Catálogo de proveedores | Registro fiscal | Gestión completa |
| Portal de proveedores | No disponible | Incluido |
| Recepción de facturas | Manual o básico | Automático con validación |
| Validación EFOS | No disponible | Automática |
| Reglas fiscales | No disponible | Configurables por sucursal |
| Pólizas contables | Completo | No disponible |
| Estados financieros | Completo | No disponible |
| Declaraciones SAT | Completo | No disponible |
| Control de gastos | Por cuenta contable | Por categoría operativa |
| Reportes | Financieros | Operativos de compras |
El Flujo Completo
Operación de Compras (Tolpi)
- Crear orden de compra
- Enviar al proveedor
- Recibir mercancía
- Recibir factura CFDI
- Validar y aprobar factura
- Registrar pago
Contabilidad (Software Contable)
- Exportar datos de Tolpi
- Crear pólizas contables
- Clasificar en cuentas
- Generar estados financieros
- Preparar declaraciones
¿Por qué No Usar Solo Software Contable?
Limitaciones del software contable para compras
En software contable típico:
- Sin flujo de aprobaciones
- Sin seguimiento de estados
- Sin duplicación de órdenes frecuentes
- Sin asociación con facturas
- Sin portal para proveedores
En Tolpi:
- Flujos de aprobación configurables
- Estados: Pedido → Entregado → Pagado
- Duplicar órdenes con un clic
- Facturas vinculadas a órdenes
- Proveedores acceden directamente
En software contable típico:
- Solo datos fiscales (RFC, razón social)
- Sin múltiples contactos
- Sin historial de compras
- Sin evaluación de proveedores
En Tolpi:
- Datos fiscales + operativos
- Múltiples contactos por proveedor
- Historial completo de órdenes y facturas
- Reportes de desempeño por proveedor
- Cuentas bancarias para pagos
En software contable típico:
- Registro manual de datos
- Sin validación SAT automática
- Sin verificación EFOS
- Sin reglas de aceptación
En Tolpi:
- Parseo automático de XML
- Validación de estructura CFDI
- Verificación EFOS (lista negra)
- Reglas fiscales por sucursal
- Proveedores suben directamente
¿Por qué No Usar Solo Tolpi?
Lo que Tolpi NO hace
- Pólizas contables: No genera asientos contables
- Estados financieros: No produce balance ni estado de resultados
- Declaraciones fiscales: No prepara declaraciones para el SAT
- Conciliaciones bancarias: No concilia cuentas bancarias
- Nómina: No calcula ni paga nómina
- Catálogo de cuentas: No maneja plan de cuentas contable
Importante: Tolpi no reemplaza la necesidad de llevar contabilidad formal. Si eres contribuyente en México, necesitas software contable para cumplir tus obligaciones fiscales.
Cómo Trabajan Juntos
Escenario típico
-
En Tolpi:
- Compras recibe facturas de proveedores
- Válida contra reglas fiscales
- Registra pagos
- Genera reportes de compras
-
Exportar de Tolpi:
- Lista de facturas recibidas (CSV/Excel)
- Detalle de pagos realizados
- XMLs de facturas
-
En Software Contable:
- Importar facturas como gastos
- Crear pólizas de proveedores
- Clasificar en cuentas contables
- Generar estados financieros
Flujo de información
Proveedor → Factura CFDI → Tolpi (validación, aprobación)
↓
Exportar datos
↓
Software Contable (pólizas, reportes)Software Contable Populares en México
| Software | Tipo | Complementa con Tolpi |
|---|---|---|
| CONTPAQi Contabilidad | Escritorio | Sí |
| Aspel COI | Escritorio | Sí |
| QuickBooks México | Nube | Sí |
| Alegra | Nube | Sí |
| Bind ERP | Nube | Sí |
| Contpaqi Comercial | Escritorio | Sí |
Preguntas Frecuentes
¿Necesito ambos sistemas?
Depende. Si solo necesitas contabilidad básica y haces pocas compras, tu software contable puede ser suficiente. Si gestionas múltiples proveedores, necesitas control de gastos por categoría, o quieres que proveedores suban facturas, Tolpi agrega valor significativo.
¿Puedo exportar de Tolpi a mi software contable?
Sí. Tolpi permite exportar:
- Facturas recibidas en CSV/Excel
- Archivos XML originales
- Reportes de pagos
- Detalle de órdenes
¿Tolpi genera archivos para declaraciones?
No directamente. Tolpi genera reportes operativos de compras. Para declaraciones fiscales, debes usar software contable con los datos exportados de Tolpi.
¿Hay integraciones directas?
Actualmente Tolpi funciona con exportación manual. Las integraciones directas con software contable específico están en desarrollo.
Conclusión
Tolpi y el software contable resuelven problemas diferentes:
- Tolpi: Operación diaria de compras (órdenes, proveedores, facturas)
- Software contable: Registro formal de transacciones y cumplimiento fiscal
Usarlos juntos te da lo mejor de ambos mundos: operación eficiente de compras + contabilidad formal completa.
Recomendación: Implementa Tolpi para mejorar tu operación de compras. Sigue usando tu software contable para la contabilidad formal. Exporta datos de Tolpi regularmente para mantener ambos sistemas sincronizados.